Secrétariat du Directeur de Cabinet

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Assure le secrétariat du Directeur de cabinet
- suit, organise le planning de travail : tenue des agendas du Directeur de Cabinet, vérification de la cohérence entre les agendas du Corps Préfectoral
- assure l’accueil téléphonique et physique
- met en forme des documents ou rédige des courriers : lettres de félicitations, condoléances, réponses aux invitations, copie au cabinet et aux -préfets, courriers confidentiels par le Directeur de Cabinet etc,
- passe les commandes de dossier pour les audiences et déplacements du Directeur de Cabinet,
- s’assure de la fluidité et de l’échange des informations avec le bureau de la représentation de l’État, et le service des sécurités,
- gère les réservations de salles et de matériel, envoi et suivi des invitations aux réunions organisées en présence du Préfet et du Directeur,
- gère les modalités matérielles des déplacements du Directeur de Cabinet : organisation des horaires de mission des chauffeurs, définition des horaires de départ et de temps de trajet, réservation des billets de train,
- gère l’organisation des déjeuners, dîners et réceptions du Directeur de Cabinet et gestion de proximité des personnels de la résidence du Préfet : propose les plans et les menus en liaison avec le cuisiner,
- participe avec le service porteur à l’organisation des cérémonies dans l’hôtel préfectoral (naturalisations par exemple…)
Gère les évaluations /notations :
- des chefs de service,
- des personnels sous l’autorité du Directeur de Cabinet
Gère les dossiers ponctuels liés à des tâches particulières confiées au Directeur de Cabinet,
Gère les crédits du Directeur de Cabinet,
Commande les gerbes pour les cérémonies patriotiques ou d’hommage.
Vos activités secondaires :
Assure la suppléance du secrétariat Préfet et son renfort si besoin ponctuel
En appui en cas d’absences d’agents du bureau de la représentation de l’État ou de charge de travail importante :
-organisation et préparation matérielle d’évènements exceptionnels ou de cérémonies ou de réunions sensibles présidées par le Préfet ou le Directeur de Cabinet,
- préparation matérielle en amont des VO (lettre d’invitation, modalités pratiques en cas de passage du VO à la préfecture etc.)

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique à acquérir
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise requis
Savoir analyser
niveau maîtrise requis
Savoir-être
savoir accueillir
niveau pratique requis
avoir le sens des relations humaines
niveau pratique requis
savoir s'adapter
niveau pratique requis
savoir s'exprimer oralement
niveau pratique requis
savoir communiquer
niveau pratique requis
Vos perspectives :
Poste enrichissant permettant d’acquérir une bonne connaissance de l’administration, et donnant l’accès à des contacts enrichissants.
Durée attendue sur le poste : 3 ans