ASSISTANT/ASSISTANTE DU SECRETARIAT GENERAL

- Organiser la préparation de réunions et le montage de certains dossiers notamment ceux liés aux instances du dialogue social de la DREAL ainsi que les évènements du service ;
- Gérer le courrier entrant et sortant (BALU SG notamment) et le suivi des parapheurs du SG;
- Assurer le suivi des agendas et les prises de rendez-vous ;
- Participer à l'élaboration et la mise en forme de documents ;
- Gérer la mise en ligne des documents dans les rubriques intranet du SG ;
- Assurer la circulation de l'information et de la documentation au sein du service ;
- Assurer le rôle de gestionnaire de Chorus DT pour le secrétariat général ;
- Conduire l'actualisation du suivi des indicateurs du plan d'actions du secrétariat général ;
- Tenir et mettre à jour les notes d'organisation et les arrêtés de délégation de signature de la DREAL ;
- En collaboration avec l'unité UPAD, participer à la gestion administrative de l'astreinte ;
- Correspondant COM pour le Secrétariat Général.
- Correspondant «archivage» pour le Secrétariat Général.
Liaison hiérarchique :
Supérieur hiérarchique direct : secrétaire générale adjointe
Relations internes et externes :
En interne :
- Contacts avec l'équipe du SG, l'équipe de direction et les assistants de service, les directions de la DREAL et les agents.
- Relations avec certains services du (des) ministère (s)
En externe :
- Administrations d'État, opérateurs
Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire :
- Respect de la confidentialité des informations relatives aux agents

Profil recherché :
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Open Office, messagerie, logiciels spécifiques chorus DT, ...)
* Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication interne
* Connaissance des règles de classement et d'archivage
Compétences transversales :
* Capacité d'initiative et d'autonomie, force de proposition
* Sens de l'organisation
* Savoir rendre compte
* Rigueur et disponibilité
* Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
* Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs
* Savoir hiérarchiser l'importance des informations et gérer les priorités
Compétences relationnelles :
* Être réactif et dynamique
* Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
* Assurer confidentialité, discrétion et déontologie
Les connaissances pourront être acquises dans le cadre d'un plan de formation.
Qui sommes-nous ?
La DREAL Occitanie est le service de l’État chargé d’accélérer les transitions écologique et énergétique dans la région.
Nous intervenons sous l’autorité du préfet de région et des préfets de département dans de nombreux domaines : l’aménagement, le logement, l’eau, la biodiversité, l’énergie, les paysages, les risques naturels, les risques industriels, les transports et les mobilités, la connaissance territoriale.
Nous agissons directement sur la prévention des risques industriels, la prévision des crues, le contrôle des digues et barrages, le contrôle technique des véhicules, l’inspection des sites et des paysages, les dérogations à la protection stricte des espèces, le contrôle des transports routiers et la police des eaux littorales.

Descriptif du service
La DREAL Occitanie compte environ 650 agent.e.s, réparti.e.s sur 13 départements et 16 sites.
Le secrétariat général en assure le pilotage des moyens internes et apporte son appui à la direction dans les domaines des ressources humaines, gestion financière, qualité, défense, informatique, logistique, immobilier, juridique. Il est composé de 70 agent.e.s.
L'assistant.e apporte son appui administratif auprès du secrétaire général et de son adjointe, ainsi qu'auprès des cadres et agents du service.
L'assistant.e du secrétariat général a pour rôle de coordonner toutes les missions transverses qui contribuent au bon fonctionnement du secrétariat général et de l'ensemble de ses entités.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Vous êtes intéressé(e) par ces missions ?
Avant de faire parvenir votre dossier de candidature sur l'adresse mobilité, contactez :
Olivier ANDRIEUX
secrétaire général
olivier.andrieux@developpement-durable.gouv.fr
06 45 76 19 64
Elsa VERGNES
secrétaire générale adjointe
elsa.vergnes@developpement-durable.gouv.fr
06 63 48 87 44
Les candidatures devront être impérativement adressées par courriel à : mobilite.dgrh.sg.dreal-occitanie@developpement-durable.gouv.fr
Pour les candidats fonctionnaires :
Le sujet du mel devra être :
«FE03/11-E000010831-Ministère d'origine-NOM PRENOM-GRADE»
Le formulaire de mobilité avec avis du service d'origine devra être joint et accompagné d'un CV, d'une lettre de motivation, des 3 derniers comptes-rendus d'entretien professionnel, d'une fiche financière du service actuel et des pièces mentionnées dans l'annexe.
Le formulaire de mobilité est téléchargeable à l'adresse :
https://recrutement.ecologie.gouv.fr/comment-candidater
Pour les candidats contractuels
Le sujet du mel devra être :
«FE03/11-E000010831-NOM PRENOM-candidat contractuel»
Une lettre de motivation et un CV devront être joints à votre envoi.
Votre candidature sera examinée si le caractère infructueux de recrutement d'un fonctionnaire est constaté entre la fin de dépôt des candidatures et la publication des résultats de mobilité des fonctionnaires.
Conditions particulières d’exercice
L'agent .e est en horaires variables et occupe un bureau partagé.
Déplacements ponctuels à prévoir à Montpellier pour les besoins du service.
Poste n°E000010831
Cotation RIFSEEP du poste : groupe 1 ou 2 en fonction de l'ancienneté de l'agent
Missions non télétravaillables
Fondement juridique
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/03/2027
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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L'employeur :
La DREAL Occitanie est le service de l’État chargé d’accélérer les transitions écologique et énergétique dans la région.
Nous intervenons sous l’autorité du préfet de région et des préfets de département dans de nombreux domaines : l’aménagement, le logement, l’eau, la biodiversité, l’énergie, les paysages, les risques naturels, les risques industriels, les transports et les mobilités, la connaissance territoriale.
Nous agissons directement sur la prévention des risques industriels, la prévision des crues, le contrôle des digues et barrages, le contrôle technique des véhicules, l’inspection des sites et des paysages, les dérogations à la protection stricte des espèces, le contrôle des transports routiers et la police des eaux littorales.

Descriptif du service
La DREAL Occitanie compte environ 650 agent.e.s, réparti.e.s sur 13 départements et 16 sites.
Le secrétariat général en assure le pilotage des moyens internes et apporte son appui à la direction dans les domaines des ressources humaines, gestion financière, qualité, défense, informatique, logistique, immobilier, juridique. Il est composé de 70 agent.e.s.
L'assistant.e apporte son appui administratif auprès du secrétaire général et de son adjointe, ainsi qu'auprès des cadres et agents du service.
L'assistant.e du secrétariat général a pour rôle de coordonner toutes les missions transverses qui contribuent au bon fonctionnement du secrétariat général et de l'ensemble de ses entités.
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