DUPA -B - Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 1
Code(s) RMFP de l’emploi-type : ERDIR022
SAA :75UP0100
SAO : 75UP0100
Description du poste
Sous l’autorité de la directrice des usagers et des polices administratives, et de son chef de cabinet, l’assistant(e) de direction assure en binôme, et de façon alternée en fonction des congés, les missions suivantes :
1) Assurer le secrétariat particulier de la directrice :
- l’accueil physique et téléphonique ;

- la gestion de l’agenda de la directrice et l’organisation de ses déplacements professionnels ;
- le suivi des courriers signalés soumis à la validation de la directrice et du préfet de Police ;
- la préparation de ses dossiers et le contrôle du formalisme et de la présentation des documents ;
- la participation à l’organisation de réunions, séminaires et moments de convivialité ;
- la réservation et l’installation des salles de réunions et des visioconférences ;
- le suivi des crédits de représentation ;
- la gestion des appels téléphoniques et des boites fonctionnelles ;
- la coordination des autres secrétariats de la direction.
2) Assister le pôle affaires transversales et contrôle de gestion :
- l’orientation de certaines demandes d’information et d’intervention transmises par le cabinet du préfet de Police ;
- le suivi des tableaux de pilotage transversaux ;
- la collecte des indicateurs de performance de la direction et la saisie des données dans les outils de pilotage ;
- l’actualisation des arrêtés transversaux de la direction (arrêtés des missions, délégations de signature…) ;
- le suivi des demandes de distinctions honorifiques ;
- réaliser une veille du journal officiel et diffusion du bulletin quotidien ;
- la réalisation et la diffusion du planning de congés et du tableau hebdomadaire des astreintes de la direction.
Vos perspectives
Ce poste vous permettra de développer des compétences en matière d’accueil et une solide maîtrise de l’environnement professionnel qui vous permettront d’accéder à d’autres postes de catégorie B.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Profil recherché :
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -
bureautique
/ niveau expert - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau expert - à acquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
/ niveau expert - requis
Savoir s'organiser
/ niveau expert - requis

Savoir rédiger
/ niveau pratique - requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir
/ niveau expert - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Descriptif du service
La direction des usagers et des polices administratives (DUPA) assure une mission d’accompagnement des usagers et de délivrance de titres, et met en œuvre une centaine de polices administratives en lien avec le cadre de vie des Parisiens dans les domaines sanitaires, environnementaux, bâtimentaires et de circulation.
Le cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives compte 10 agents répartis au sein d’un pôle communication et d’un pôle dédié aux affaires transversales.

Liaisons hiérarchiques
Le chef de cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives
La directrice des usagers et des polices administratives
Liaisons fonctionnelles
Les services de la direction des usagers et des polices administratives
Les services des cabinets et les assistant(e)s des autres directions de la préfecture de police
Les interlocuteurs extérieurs
À propos de l'offre
Informations complémentaires

L'employeur :
Descriptif du service
Descriptif du service
La direction des usagers et des polices administratives (DUPA) assure une mission d’accompagnement des usagers et de délivrance de titres, et met en œuvre une centaine de polices administratives en lien avec le cadre de vie des Parisiens dans les domaines sanitaires, environnementaux, bâtimentaires et de circulation.
Le cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives compte 10 agents répartis au sein d’un pôle communication et d’un pôle dédié aux affaires transversales.

Liaisons hiérarchiques
Le chef de cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives
La directrice des usagers et des polices administratives
Liaisons fonctionnelles
Les services de la direction des usagers et des polices administratives
Les services des cabinets et les assistant(e)s des autres directions de la préfecture de police
Les interlocuteurs extérieurs