Assistant de direction F/H (réf. 2026-1450)

CDD de 1 an (renouvelable).
A compter du 01/01/2027.
Rejoignez Polytech Sorbonne et contribuez au quotidien au développement d'une école d'ingénieurs !
Au cœur de la vie de l'école, l’assistant·e de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’établissement et accompagne directement l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes et ses projets.
Véritable interface entre la direction, les services de l’école, les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous contribuez à fluidifier l’organisation, à coordonner les différents acteurs et à assurer le suivi des activités de l’école.
Ce poste, à la fois polyvalent et transversal, offre une grande diversité de missions et permet d’être au cœur des projets et des temps forts de Polytech Sorbonne.

Vos principales missions :
1/ Accompagner la direction au quotidien
Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs
Organiser et gérer les agendas de la direction, tout en assurant un suivi administratif de ses activités afin de faciliter sa prise de décision
Suivre le calendrier des projets, instances et événements de l’école et apporter un soutien opérationnel aux chargés de missions dans la réalisation de leurs objectifs
Coordonner l’organisation des réunions internes et externes, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité
Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils, et mettre en forme les courriers officiels
Servir de pont entre la direction et les associations d’élèves, pour favoriser les échanges et soutenir les initiatives étudiantes
Contribuer activement à la logistique de l’école, en assurant une gestion fluide des ressources et des espaces
Participer, aux côtés de la chargée de communication, à l’organisation des grands événements de l’école : salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes, événements institutionnels, etc, pour valoriser l’image de l’école et renforcer son attractivité
2/ Finances
En collaboration avec le responsable administratif et la gestionnaire financière, vous contribuez au suivi budgétaire et à la gestion financière des activités de l’école :
Participer au suivi des recettes et des dépenses
Assurer la saisie et le suivi des actes de commande et de vente dans SIFAC
Gérer les virements et prestations internes
Assurer le traitement des demandes de remboursement et le suivi de la carte achat de la direction
Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger et établir les ordres de mission
3/ Ressources Humaines
Vous êtes également un interlocuteur clé pour le suivi administratif de plusieurs populations de l’école :
Assurer la gestion administrative des dossiers des enseignants vacataires, en lien avec le pôle pédagogique de l'école et la DRH de l’université
Accompagner et suivre le processus de recrutement et de mise en paiement des emplois étudiants
Veiller au respect des échéances et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs

Profil recherché :
Ce poste polyvalent vous offrira une vision globale du fonctionnement de l’école et vous permettra de développer des compétences variées en gestion administrative, financière et RH.
Profil débutant bienvenu. Vous pourrez bénéficier de formations et d’un accompagnement individualisé tout au long de votre prise de fonctions.
Savoir-faire requis :
Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
Rédiger des documents d'information et de communication
Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
Travailler en équipe
Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
Accueillir différentes populations
S'exprimer de façon claire et concise
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures

Savoir être :
Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité
Autonomie, prise d’initiatives
Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité
Avoir le sens du service public

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Polytech Sorbonne, école d'ingénieurs publique de Sorbonne Université, membre du réseau national des écoles Polytech, forme depuis plus de 40 ans des ingénieurs d'excellence, alliant expertise technique, innovation et responsabilité sociétale.
Elle délivre 7 diplômes d'ingénieur accrédités par la Commission des Titres d'Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l'électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la terre, des mathématiques appliquées et de l'agroalimentaire.
Ancrée au cœur de Paris, sur le Campus Pierre et Marie Curie, Polytech Sorbonne offre à ses 800 élèves, dont 300 en apprentissage, un environnement stimulant, des plateformes pédagogiques de pointe, un réseau d'entreprises partenaires de premier plan et une grande diversité de partenariats internationaux.
En rejoignant Polytech Sorbonne, vous ferez partie d'une équipe dynamique et engagée, qui réunit une vingtaine de personnels dans les métiers administratifs, techniques ou d'ingénierie, au service de la réussite de nos élèves ingénieurs.