ASSISTANT-SECRETAIRE DE DIRECTION

Rattaché à la sous-directrice de la MAD, vous assurerez des missions d’assistance :
- Gestion de l'agenda de la sous-directrice et des réunions concernant la sous-direction ;
- Suivi du calendrier de transmission de livrables produits par l’équipe à destination de la sous-directrice ;
- Organisation des réunions, séminaires (planification, réservations de salles, invitations, gestion des accès au site de Balard, accueil, éventuels comptes rendus ou leur mise en forme) ;
- Veille et diffusion de l’information au sein de la sous-direction (courrier, boite mail générique) ;
- Soutien de proximité, notamment la préparation et le suivi du calendrier prévisionnel des permissions et congés ou la gestion des arrivées et départs, la préparation des ordres de mission au profit des déplacements du personnel de la sous-direction en utilisant l'application "Chorus DT" ;
- Vous réalisez les expressions de besoin budgétaires et les demandes d’achat de la sous-direction et en assurez le suivi ;
- En lien avec le cabinet de la directrice des affaires financières, chargé de l’animation et de la coordination de l’ensemble des secrétariats de la direction, vous contribuez au soutien et au fonctionnement transverse de la DAF.
Vous prendrez part également à la mission de communication de la sous-direction :
- Participation à l’élaboration des newsletters et au rapport annuel de la sous-direction en tant que membre du comité éditorial
- Mise à jour du portail de la sous-direction

Profil recherché :
Vous détenez un diplôme en gestion administrative et/ou justifiez d’une expérience significative dans le domaine ainsi que dans celui de la communication. Vous maitrisez les outils bureautiques, les méthodes de classement et d’archivage et l’organisation d’évènement. Autonome et réactif, votre esprit d'initiative, votre rigueur et votre sens de l’anticipation, vos qualités relationnelles, votre discrétion et votre sens du travail en équipe sont indispensables à l’exercice de ces missions.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».
• Pour plus d’informations sur nos métiers : https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service
La direction des affaires financières (DAF) est responsable de la fonction financière et achat du ministère des Armées et des anciens combattants. A ce titre, elle instruit les arbitrages internes, conduit la négociation interministérielle et assure la synthèse du budget du ministère, élément clef de l’équilibre des dépenses de l’Etat à travers l’exécution d’une loi de programmation militaire (LPM) 2024-2030 qui porte l’ambition d’un modèle rénové pour les armées. Elle garantit ainsi la production d’une information budgétaire, comptable et financière fiable et met son expertise au service de la prise de décision des autorités ministérielles.
Au sein de la DAF, la mission des achats de défense (MAD), composée à la fois de personnels civils et militaires, est la sous-direction chargée du pilotage stratégique de la fonction achat du ministère des Armées, de la mise en œuvre de la politique achat en liaison avec les armées, directions et services et de la représentation du ministère auprès des structures interministérielles (dont la direction des achats de l'Etat). La sous-directrice chargée de la mission des achats de défense est la responsable ministérielle des achats.