Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative (H/F)

Vous intégrez le pôle psychiatrie adultes Pôle A1 Secteur Tarbes-Nord-Bagnères - CDI à temps plein
CMP Tarbes Nord Camille Claudel Tarbes : affectation principale
BMS PA1 Tarbes Nord : remplacements ponctuels
CMP Gambetta Bagnères-de-Bigorre : remplacements ponctuels

L'Assistant(e) Médico-Administratif(ve) (AMA) assure la gestion et la coordination des activités médico-administratives au sein du Pôle de psychiatrie adulte PA1.
Interlocuteur(trice) privilégié(e) des patients, de leurs familles, des équipes médicales et soignantes ainsi que des partenaires extérieurs, il/elle contribue à la qualité de l'accueil, à la continuité du parcours de soins et au bon fonctionnement du service, dans le respect du secret médical et de la confidentialité des informations.

MISSIONS
1. Accueil et communication
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des patients, familles, professionnels et partenaires.
- Recueillir, traiter et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Orienter les demandes et faciliter la coordination entre les services et les partenaires extérieurs.
- Organiser les rendez-vous et assurer le suivi des demandes médicales.
2. Gestion des agendas médicaux
- Assurer la tenue et la mise à jour des agendas des médecins.
- Planifier et coordonner les consultations, réunions et rendez-vous avec les patients, familles et partenaires.
- Élaborer et actualiser les plannings de présence, d'astreinte et de garde des médecins.
3. Gestion des dossiers patients
- Créer, actualiser et assurer le suivi des dossiers patients informatisés et papier.
- Saisir et mettre en forme les observations médicales, comptes rendus et courriers de liaison ou de sortie.
- Préparer les documents médicaux et administratifs nécessaires à la prise en charge des patients.
- Assurer le suivi des certificats médicaux, des programmes de soins et des documents relatifs aux hospitalisations libres ou sans consentement.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers dans le respect des règles de confidentialité.
4. Gestion administrative et suivi de l'activité
- Saisir, contrôler et mettre à jour les données administratives et les actes médicaux.
- Assurer le suivi des mouvements des patients, notamment les admissions et les sorties.
- Coordonner les échanges d'informations avec le bureau des entrées, les unités de soins et les autres services.
- Participer au suivi et à l'actualisation des données d'activité du pôle.
5. Accompagnement pédagogique
- Participer à l'accueil et à la formation des stagiaires en secrétariat médical.
- Contribuer à leur évaluation en lien avec les responsables de formation.

PROFIL
Formation ou expérience en secrétariat médical et médico-administratif.
Excellente maîtrise des techniques de secrétariat, de la gestion téléphonique et des outils informatiques.
Très bonne maîtrise de l'orthographe et connaissance de la terminologie médicale.
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et connaissance des logiciels métiers, notamment Crossway, MediMail et Zénidoc.
Connaissance de la législation hospitalière, de la réglementation des transports et des modalités de prise en charge en psychiatrie, notamment des hospitalisations sans consentement.
Intérêt pour le développement de la télémédecine et des outils de visioconférence.
Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
Capacités d'écoute, de concentration et de communication.
Discrétion professionnelle et respect strict du secret médical.
Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire.
Capacité à gérer les priorités, le stress et les situations difficiles.

CONDITIONS
- Travail du lundi au vendredi sur une amplitude horaire de 9 h à 17 h
- Divers lieux d'interventions : Tarbes - Bagnères de Bigorre - Lannemezan.