Secrétaire - Assistant de formation

L’agent secrétaire – assistant de formation assure les différentes tâches de secrétariat et de logistique en secondant la chefferie du département et accompagne la mise en œuvre des actions de l’équipe pédagogique.
Dans le cadre de cette mission générale, le ou la secrétaire – assistant(e) de formation devra assurer les activités suivantes :
1) Contribution à la mise en œuvre de la formation des élèves surveillants pénitentiaires au module « équipe de sécurité pénitentiaire »

constitution et suivi des dossiers des stagiaires et intervenants
établissement des plannings de formation des élèves
convocation des intervenants
transmission au secrétariat général des demandes de billets de train
réservation des hébergements et de la restauration
organisation de l’acheminement des élèves sur les sites extérieurs
suivi des états de frais de déplacement
contribution à la logistique pédagogique : émargement, cavaliers, attestations…
2) Participation au fonctionnement du département
participation aux réunions de service
suivi des échéances du programme de formation
suivi des plannings
saisies budgétaires
archivage

Profil recherché :
Connaissances
- Techniques de secrétariat
Savoir-faire
- Maitrise de la bureautique et de la suite office
Savoir-être
- Capacité d’anticipation et d’organisation
- Travail en équipe et bonnes capacités relationnelles
- Force de proposition
- Disponibilité, dynamisme, réactivité
- Discrétion et respect du secret professionnel
Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience similaire dans l’administration publique serait appréciée.

L'employeur :
Ecole nationale d’administration pénitentiaire (Énap) - Agen (Lot-et-Garonne - 47)
L’Énap est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la Justice. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l’activité internationale de la direction générale de l’administration pénitentiaire.

L’Énap est administrée par un Conseil d’Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions : la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion, le Secrétariat Général.
Descriptif du service
Le département sécurité assure la formation des publics accueillis à l’ENAP pour tout ce qui concerne les thématiques liées à la sécurité. Il comprend un effectif total d’environ 50 agents. Le département est dirigé par une directrice cheffe de département, secondée par une adjointe.
Il est composé de cinq services :
- Section sûreté et pratiques sécuritaires opérationnelles
- Section sport et techniques opérationnelles d’intervention
- Section tir
- Section incendie et secours à la personne
- Pôle des actions transversales
Les sections sont encadrées par un officier assisté d’un adjoint. Elles sont composées, selon les thématiques abordées, d’instructeurs, de moniteurs, de formateurs, de responsables de formation, de chargés de formation et d’éducateurs sportifs. Ces sections assurent la formation initiale et contribue à la formation continue de l’ensemble des agents de l’administration pénitentiaire. Elles prennent en charge également les formations dites statutaires (formations d’adaptation).
Enfin, le département sécurité apporte une expertise sur toutes les questions ayant attrait au domaine de la sécurité dans l’administration pénitentiaire.