Emploi secrétaire : 70 offres

En quoi consiste le métier

Le ou la secrétaire est un pilier essentiel dans le bon fonctionnement d'une entreprise, d'une administration ou d'une profession libérale. Son rôle est d'assurer le traitement des informations et la gestion administrative pour le compte d'un ou plusieurs responsables ou d'une équipe. Cela implique une multitude de tâches variées qui demandent organisation, rigueur et polyvalence.

Ses missions principales incluent la gestion de l'agenda (prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des déplacements), l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, la gestion du courrier (physique et électronique), la rédaction et la mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes-rendus, présentations), la saisie et le classement de données, la gestion des fournitures de bureau, et parfois le suivi de dossiers spécifiques.

Le ou la secrétaire est souvent le premier point de contact, il ou elle doit donc faire preuve d'un excellent relationnel et d'une bonne communication. Il ou elle assure le lien entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Compétences et qualités recherchées

• Organisation et rigueur : essentiel pour gérer plusieurs tâches simultanément, respecter les délais et ne rien oublier.
• Maîtrise des outils bureautiques : parfaite connaissance de Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou équivalents. L'aisance avec les logiciels de gestion ou spécifiques à un secteur d'activité est un plus.
• Qualités rédactionnelles : orthographe et grammaire irréprochables, capacité à synthétiser et à reformuler.
• Sens de l'accueil et bon relationnel : courtoisie, écoute, patience, diplomatie.
• Discrétion et confidentialité : manipulation d'informations sensibles.
• Autonomie et proactivité : savoir anticiper les besoins et proposer des solutions.
• Adaptabilité : capacité à gérer les imprévus et à s'adapter aux changements.
• Anglais professionnel : de plus en plus demandé, surtout dans les entreprises tournées à l'international.

Formation et diplômes pour devenir Secrétaire

Plusieurs parcours permettent d'accéder au métier de secrétaire. Les formations professionnelles courtes sont accessibles dès la fin du collège.

• CAP (Certificat d'Aptitude Professionnelle) : CAP Assistant Technique en Architecture, CAP Assistant Technique d'un Architecte, CAP Employé Administratif et Commercial, CAP Agent Administratif.
• Bac Pro (Baccalauréat Professionnel) : Bac Pro Gestion-Administration, Bac Pro Secrétariat.
• Titres Professionnels (TP) : TP Secrétaire Assistant(e), TP Assistant(e) de Gestion, TP Assistant(e) de Direction (niveau Bac).
• BTS (Brevet de Technicien Supérieur) : BTS Support à l'Action Managériale (SAM), anciennement BTS Assistant de Manager ou BTS Assistant de Direction.
• BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) : BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) option Gestion Comptable, Fiscale et Financière (GC2F) ou option Gestion des Ressources Humaines (GRH).
• Diplômes d'État : Divers diplômes d'État de niveau Bac+2 ou Bac+3 dans le domaine administratif.

L'alternance (apprentissage ou contrat de professionnalisation) est une excellente voie pour acquérir une expérience professionnelle significative tout en poursuivant ses études.

Conditions de travail

Le ou la secrétaire exerce généralement son activité dans un bureau. L'environnement de travail est souvent calme et structuré, mais peut être soumis à un rythme soutenu, notamment en période de forte activité ou face à des urgences.

Les horaires de travail sont le plus souvent conventionnels (journée, du lundi au vendredi), mais des aménagements peuvent exister selon l'entreprise. Le travail peut être parfois solitaire, mais il est aussi très interactif avec les collègues et les clients. La sédentarité est la norme, mais le rôle peut impliquer des déplacements ponctuels (courrier à la poste, courses...).

Évolution de carrière

Avec l'expérience, le ou la secrétaire peut évoluer vers des postes à plus de responsabilités.

• Secrétaire spécialisé(e) : dans un domaine particulier comme le médical, le juridique, l'immobilier, etc.
• Assistant(e) de direction ou Assistant(e) de manager : gestion d'un ou plusieurs cadres dirigeants, anticipation de leurs besoins, organisation de leurs déplacements et de leur communication.
• Assistant(e) de gestion PME-PMI : suivi administratif et comptable, gestion des ressources humaines.
• Responsable administratif(ve) : encadrement d'une équipe de secrétaires ou d'assistants, gestion de services administratifs.
• Fonction support spécialisée : dans des services comme la communication, le marketing, les ressources humaines, après une formation complémentaire.