Gestionnaire administratif et financier du Service de la Vie Etudiante F/H (réf. 2026-1430)

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).
Rattaché.e à la responsable du service, l’assistant.e administratif.ve et financier.ière assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes :
Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l’année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service (matériel, fournitures, prestations de service, événements, etc.), suivi des tableaux de bord afin d’assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RHs, suivi et vérification de l’avancement des paiements, secrétariat de l’équipe de direction, gestion du courrier
Gestion et suivi des dispositifs d’aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides
Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants
Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux: gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l’inventaire des stocks (hors stock en prêt aux étudiants), gérer le planning des locaux de la vie étudiante

Activités principales :
Accueillir et accompagner les étudiants
Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante
Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires…), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Participer aux opérations du service, assister la responsable du service
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents
Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys
Participer à l’organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante
Elle/Il participe à l’organisation de différents évènements
Elle/Il participe en outre aux autres activités du service

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Connaître l’université, ses composantes et services
Connaître et aimer travailler avec le milieu associatif, les étudiants et l’ensemble des acteurs
Avoir le goût des contacts tant avec les étudiants que l’ensemble des acteurs
Savoir-faire :
Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) avec une expertise sur Excel souhaitée
Connaissance du logiciel SIFAC souhaitée
Appliquer des procédures administratives
Tenir à jour des bases de données et d’information
Classer et archiver des documents
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Structurer son travail

Savoir être :
Aptitude à travailler en équipe
Autonomie, méthode et rigueur
Sens de l'organisation et de la coordination
Très bonnes capacités relationnelles
Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie, répond aux objectifs suivants :
Accueillir, informer, accompagner la communauté étudiante et développer les services qui lui sont proposés
Impliquer la communauté étudiante dans la vie de l'établissement (vie démocratique, culturelle, associative…)
Contribuer à l'animation des campus et en faire des lieux d'échanges et de culture partagée – développer l'offre culturelle ouverte à tous en direction de la communauté étudiante
Renforcer les interactions tant avec les services de vie étudiante de l'université qu'avec les acteurs locaux – coordonner l'offre
Équipe : Le service de la vie étudiante est une équipe de 14 agent.es (2 A, 10 B).