Chargé(e) du secrétariat particulier du préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés

RIFSEEP 1
Vos activités principales
Au sein d’une équipe de 2 secrétaires, vous aurez en charge, sous l’autorité de la cheffe de cabinet :
- la tenue de l’agenda (prise de rendez-vous, réservation de salle)
- l’accueil téléphonique et physique des invités
- l’organisation des réunions (constitution des dossiers, information des intervenants, relances)
- la mise en forme de documents et la rédaction de courriers simples
- la saisine des services et la préparation des dossiers
- la tenue des chronos et l’archivage des courriers
En tant qu’assistant(e) préfet CSATE : Organiser les plannings d’évaluation – prise de rendez-vous – déplacements hors département –déroulé des interviews – suivi CET – utilisation de Chorus
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le SGAMM est placé sous l’autorité d’un préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés, assisté d’un adjoint.
· Liaisons hiérarchiques
Le préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés et son adjoint
La cheffe de cabinet
· Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des chefs de services du SGAMM.
Les secrétariats et chefferies du cabinet du préfet de région et du préfet, secrétaire général aux politiques publiques.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise – à acquérir
Savoir-faire
Savoir rédiger niveau initié requis
Savoir s’organiser niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise - requis
Savoir-être
savoir s'adapter niveau maîtrise requis
avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
savoir communiquer niveau maîtrise requis
Vos perspectives :
Les compétences mises en œuvre sur le poste vous offriront la possibilité d’évoluer vers d’autres emplois au sein du domaine fonctionnel « affaires générales ».
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Mettre ses compétences au service de l'intérêt général
Un collectif engagé, diversifié et au service de l’intérêt général
Travailler à la Préfecture de la région Île-de-France, Préfecture de Paris, c’est rejoindre des agents investis, issus d’horizons variés, unis par une mission commune : servir le public et accompagner les grandes transformations de l’action de l’État. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, au contact de projets d’envergure nationale et régionale, en lien direct avec les territoires et les citoyens.
Qui sommes-nous ?
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
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À propos de l'offre
Informations complémentaires

L'employeur :
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
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