CAB-C/Agent (e) chargé (e) de protocole au sein de la section "cérémonies et réunions"

Groupe RIFSEEP 1
NBI : NON
Télétravail : OUI
Vos activités principales
Le chargé de protocole contribue à la bonne tenue des cérémonies et réunions organisées par le Préfet de Police. Ces événements
peuvent se dérouler au sein de la Préfecture de Police ou sur des sites extérieurs. Son rôle est essentiel pour garantir le bon déroulement logistique, protocolaire et organisationnel de ces manifestations.

Missions principales :
1. Gestion des invitations et communication : Rédaction, envoi d’invitations dématérialisées et suivi des réponses et gestion des listes de participants.
2. Préparation logistique des événements :
Configuration des salles et lieux : Élaboration de plans de table, de placement et mise en place sur site (marquage au sol, installation
de matériel, etc.).
Création d’outils supports : Chevalets, présentations PowerPoint, plans de placement, etc.
3. Accueil et accompagnement des personnalités : Accueil des hautes personnalités lors des cérémonies présidées par le Préfet de
Police et accueil des participants aux réunions, réceptions ou visites de délégations.
4. Coordination avec les services partenaires : Collaboration avec les services intervenants : DIE (Direction des Affaires
Immobilières et de l’Équipement), DILT (Direction des Infrastructures et des Logistiques de Transport), Service de la communication, Hôtesses (DRH), Compagnie de sécurisation de la DOPC (CSC), Directions actives (DSPAP, DOPC, DRPP, DPJ, etc.), la Mairie de Paris et les autres institutions parisiennes.
5. Rédaction de documents officiels : Notes de saisine des services et des déroulés détaillés pour les cérémonies internes ou
externes auxquelles participe le Préfet de Police (ou son représentant).
Vos perspectives
Ce poste offre l’opportunité d’approfondir sa connaissance de l’institution, de renforcer ses compétences rédactionnelles et de développer une expertise en matière de protocole.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise - requis
Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise - requis
Autre : La maîtrise des outils informatiques est essentielle
Savoir-faire

Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter
niveau pratique - requis
Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer
niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir
niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement
niveau pratique - requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel
Activités du service
Sous l’autorité de la Cheffe du Bureau et de son adjoint, le Bureau du Protocole comprend 19 agents répartis en 3 sections et 1 unité :
- Section « Cérémonies et Réunions » : organisation matérielle des cérémonies traditionnelles, annuelles et ponctuelles, ainsi que des réunions, réceptions et évènements sur site et hors site du Préfet de Police et à la demande de la chefferie de cabinet ; installation des membres du corps
préfectoral, des directeurs, etc.

- Section « Distinctions Honorifiques » : instruction des dossiers de candidatures pour des promotions et nominations dans les Ordres nationaux et ministériels (Médailles de la Sécurité intérieure, Médailles pour actes de courage et de dévouement) ; participation aux cérémonies de
remise de décorations par le Préfet de Police et rédactions de lettres diverses (remerciements, félicitations, prompts rétablissements, condoléances, installations, etc).
- Section « Moyens et Logistique » : gestion des travaux des appartements de fonction des autorités ; gestion de crédits dédiés ; intendance générale du bureau et participation à l’activité évènementielle du bureau (recherches de prestataires, établissement d’invitations manuscrites et plans de table pour les réceptions du Préfet de Police, etc). La section assure également la liaison avec des personnels de résidence et gardiens de loges et les Membres du corps préfectoral pour les aspects liés aux résidences.
Descriptif du service
- l’Unité « Sonorisation » assure des prestations de sonorisation d’évènements institutionnels et médiatiques pour le Préfet de Police; l’installation de dispositifs de sonorisation et visio conférence dans des salles de la PP et dans les commissariats lors de déplacements du Ministre ou du Préfet de Police, ainsi que dans toute enceinte extérieure si nécessaire,
La section « Cérémonies et Réunions » est composée d’1 SACE et 3 AAP.
Liaisons hiérarchiques
La Cheffe du Bureau du Protocole, son adjoint
La Cheffe du Service du Cabinet et ses adjointes
Liaisons fonctionnelles
La section « Cérémonies et réunions » est en relation avec les membres du Cabinet du Préfet de Police, l’ensemble des directions de la Préfecture de Police ainsi que la Brigade de Sapeurs-Pompiers de Paris.
Elle est également en contact avec les services de la Préfecture de la Région d’Île-de-France, Préfecture de Paris, ceux de la Mairie de Paris, du Gouverneur Militaire de Paris ainsi que les autres administrations et autorités parisiennes.