CAB-B- Chef (fe) de la section « Moyens et logistique » au sein du Bureau du Protocole

Groupe RIFSEEP : 2
NBI : NON
TELETRAVAIL : 1 jour flexible, lorsqu'une autonomie suffisante sur le poste sera atteinte
Vos activités principales :
Le chef de la section « Moyens et logistique » du Bureau du Protocole dirige la section composée de 2 adjoints administratifs.
Il assure deux types de missions :
Une mission budgétaire et financière :
Suivi et contrôle :

- Enregistrement et validation des achats et factures dans e-GF.
- Vérification de la conformité des dépenses avec les règles comptables de l’État.
- Archivage systématique des pièces justificatives.
Analyse et reporting : l’élaboration de points de situation mensuels pour les autorités préfectorales logées, incluant :
- Consommation des crédits par poste.
- Alertes sur les risques de dépassement et propositions d’ajustements.
- Analyse des tendances de dépenses pour anticiper les besoins futurs afin d’optimiser et de faire des marges d’économie.
Une mission de soutien logistique, en matière d’organisation d’événements en lien avec la section cérémonie :
- Coordination avec les prestataires (traiteurs, tentes, objets protocolaires).
- Gestion immobilière et mobilier des appartements de fonction des autorités préfectorales :
- Suivi des demandes de travaux via Aurélie et renouvellement du mobilier.
- Intendance générale : Commande de matériels et fournitures sous l’autorité du chef de bureau.
Vos perspectives :
Ce poste permet de parfaire ses connaissances de l’environnement et du fonctionnement des services de la Préfecture de Police.
Les compétences mises en œuvre sur ce poste, la diversité des missions confiées, les contacts variés tant internes qu'externes permettront au titulaire du poste de diversifier son champ de compétence et évoluer ainsi vers des postes à responsabilité supérieure.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables
/ niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir manager
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser
/ niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser
/ niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau pratique - requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel
Activités du service
Au sein du Cabinet du Préfet de Police, le Service du Cabinet (SDC) comprend 4 bureaux (le Bureau des interventions et de la synthèse, le Bureau des expulsions locatives et de la voie publique, le Bureau du Protocole et le Bureau des ressources et des moyens), et une unité « Unité informatique et télécommunications ».
Composition et effectifs du service :

Le bureau du Protocole est rattaché au Service du Cabinet qui comprend 6 bureaux et une unité : le bureau de la Voie publique, le bureau des expulsions locatives, le bureau des interventions et de la synthèse, le bureau des ressources et de la modernisation, le bureau du protocole et le bureau des partenariats de sécurité ainsi que l’unité de l’informatique et télécommunications.
Il comprend 19 agents, répartis en 3 sections et une unité, dont les missions sont très variées et complémentaires :
- Section « Cérémonies et réunions » : organisation des cérémonies traditionnelles, annuelles et ponctuelles, ainsi que des réunions et réceptions organisées sur site et hors site, présidées par le Préfet de Police.
Descriptif du service
- Section « Distinctions honorifiques » : instruction des dossiers de candidature pour des promotions et nominations dans les Ordres nationaux et autres récompenses, médailles pour actes de courage et de dévouement, médailles de la sécurité intérieure, lettres de félicitations, prompts rétablissement, condoléances...
- Section « Moyens et logistique » : gestion des travaux dans les appartements de fonction des autorités, gestion des crédits, liens avec les personnels de résidences et autorités logées.
Unité « Sonorisation » : prestations de sonorisation d’événements institutionnels et médiatiques, installation de dispositifs de sonorisation pour des réunions, sur site, en commissariat ou dans tout autre lieu extérieur lors de déplacements du Préfet de Police et, le cas échéant, du Ministre de l’Intérieur.
Liaisons hiérarchiques
La Cheffe du bureau du Protocole et son adjoint, la Cheffe du SDC et ses adjoints, le Chef de cabinet du Préfet de Police.
Liaisons fonctionnelles
La section "Moyens et logistique" comprend 3 agents dont le Chef de section, elle est en relation fonctionnelle permanente avec le service du Cabinet, les secrétariats des membres du cabinet du Préfet et des différentes directions (notamment la DIE, la DILT et la DFCPP).
Elle est en liaison avec l'ensemble des autorités logées.