Assistant (e) de direction

Placé sous l’autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l’assistant.e a pour mission d’assurer l’organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.
L’assistant.e a pour mission de gérer toute l’organisation des déplacements, de préparer les rendez-vous de la directrice ainsi que l’accueil de personnalités ou d’évènements sur le territoire régional, d’assurer le lien avec les autres administrations, les cabinets ou les élus et de veiller aux aspects protocolaires. A ce titre, il/elle doit :

- Gérer l’agenda, l’organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice ;
- Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous : agenda, planification, logistique ;
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
- Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint ;
- Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT) ;
- Classer les dossiers de la directrice régionale ;
- Assurer finement le suivi des commandes.

Profil recherché :
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Classement et archivage
Bonne expression orale et écrite
Techniques du secrétariat dont gestion agenda
Connaissance du fonctionnement des administrations
Expérience préalable dans des fonctions similaires
Savoir-faire
Organiser de façon rigoureuse
Filtrer et orienter les informations
Prioriser les demandes
Rédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format

S’exprimer avec clarté, politesse et diplomatie
Savoir travailler dans l’urgence et être réactif
Savoir-être
S’adapter aux différents interlocuteurs
Faire preuve de discrétion
Capacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la direction
Sens de la diplomatie