Assistant-e de coordination administrative et vie scolaire (H/F)

Le site de La Guerche-de-Bretagne accueille environ 120 élèves en formation initiale scolaire. Dans le cadre d'un remplacement, l'établissement recherche un(e) assistant(e) de coordination administrative et vie scolaire chargé(e) d'apporter un soutien à la gestion administrative, au suivi de la vie scolaire et aux dossiers d'accompagnement des élèves à besoins éducatifs particuliers.

Le poste vise à renforcer temporairement l'organisation du site et à soutenir l'équipe de direction dans ses missions quotidiennes.

Missions principales
1. Appui à la gestion administrative des élèves
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.
- Réaliser des travaux de secrétariat courant.
- Participer à la gestion administrative des dossiers élèves.
- Assurer le suivi des documents administratifs et pédagogiques.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions, conseils et examens.
- Mettre à jour les bases de données et logiciels de gestion des élèves.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
2. Soutien à la vie scolaire
- Assurer le suivi administratif des absences et retards.
- Réaliser les appels ou courriels aux familles en lien avec l'assiduité.
- Préparer les courriers et documents liés au suivi éducatif.
- Participer au suivi administratif des sanctions et mesures éducatives.
- Contribuer à la circulation de l'information entre les familles, les équipes pédagogiques et la direction.
- Participer ponctuellement à l'encadrement des élèves lors de besoins identifiés.
3. Soutien au suivi des élèves à besoins éducatifs particuliers
- Assister la référente handicap dans la constitution des dossiers.
- Collecter les pièces administratives nécessaires auprès des familles.
- Assurer le suivi des échéances et relances.
- Préparer les demandes d'aménagements d'épreuves et d'examens.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers.
- Participer à l'organisation logistique des réunions liées aux accompagnements des élèves.
4. Appui à la coordination du site
- Apporter un soutien administratif à la directrice adjointe.
- Participer à l'organisation pratique de la vie quotidienne du site.
- Assurer un lien fonctionnel avec les différents services du lycée.
- Participer à la continuité de service lors d'absences ou de périodes de forte activité.

Compétences attendues
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement scolaire appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
- Capacités rédactionnelles et administratives.
- Respect des règles de confidentialité.
Savoir-faire
- Organiser et prioriser son activité.
- Gérer simultanément plusieurs dossiers.
- Travailler en autonomie tout en rendant compte.
- Accueillir différents publics avec professionnalisme.
- Utiliser les outils numériques de gestion.
Savoir-être
- Sens du service et de l'écoute.
- Rigueur et discrétion professionnelle.
- Réactivité et adaptabilité.
- Esprit d'équipe.
- Bienveillance auprès des jeunes et des familles.

Profil recherché
- Bac +2 minimum dans les domaines administratifs, secrétariat ou gestion.
- Une expérience dans un établissement scolaire, centre de formation, association ou collectivité territoriale serait appréciée.
- Une connaissance des problématiques liées au handicap ou à l'accompagnement des jeunes constituerait un atout.