Assistant-e administratif-ve

CDD 8 mois
Démarrage à compter du 07/01/2027 jusqu'au 31/08/2027
Catégorie : B Corps : Technicien
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Missions
L’assistant.e administratif.ive assure la gestion administrative et le suivi des diplômes en alternance. Il/elle participe à la gestion logistique des évènements organisés par le service et contribue aux actions de partenariat destinées à développer les formations professionnelles.
Ses missions s'inscrivent dans le cadre de la stratégie de la Faculté en matière d'apprentissage et de développement des relations partenariales avec le monde socio-économique.

Activités principales
>> Gestion administrative des diplômes en alternance
Suivi administratif et outils de gestion :
- Tenir à jour les tableaux de bord (suivi des alternant·es) et la plateforme de gestion dédiée au CFAU (Studéa).
Gestion des plannings et de la logistique d'enseignement :
- Élaborer et actualiser l'emploi du temps du Master Wellness Management et soutenir sa programmation,
- Soutenir la mise en place de l’emploi du temps du master Marketing du sport 2ème année,
- Organiser les déplacements des intervenant∙es extérieur∙es (réservations des hôtels, ordres de mission, bons de commande, suivi des remboursements) et assurer ponctuellement leur accueil.
Évaluation et accompagnement :
- Administrer, suivre et relancer les évaluations des enseignements réalisées par les étudiant∙es,
- Assurer la mise en oeuvre des aménagements pour les étudiants bénéficiant du dispositif « Mission Handicap ».
Campagne de recrutement (Mon Master) :
- Établir les plannings et ordres de passage des entretiens de sélection,
- Préparer et transmettre les dossiers de candidature (CV) aux responsables de diplôme,
- Assurer la logistique d'accueil des candidat·es (signalétique, préparation des salles).
>> Soutien logistique à l’organisation d’événements (forum, conférences, sorties pédagogiques)
- Co-piloter l’organisation du forum de l’alternance en lien étroit avec la responsable du service,
- Contribuer à la préparation logistique et opérationnelle des manifestations, conférences ou sorties pédagogiques
portées par le service ou par les équipes pédagogiques des diplômes en alternance,
- Gérer la réservation des espaces, planifier la logistique de mise en place et déployer la signalétique,
- Assurer le suivi budgétaire et administratif des événements (demandes de devis, émission des bons de commande
et des ordres de mission, réservations des hébergements, suivi des dotations accordées).
Fiche de poste complète sur le site de l'Université de Strasbourg

Profil recherché :
a) savoir sur l’environnement professionnel :
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Fonctionnement des dispositifs de formation continue et d'alternance universitaire
Environnement socio-économique (secteur sportif)
b) savoir-faire opérationnel :
Maîtriser les outils numériques du pack office
Savoir s’organiser, planifier ses activités, hiérarchiser ses tâches et respecter les délais
Savoir travailler de manière autonome
Maîtriser l’écrit (orthographe, grammaire, syntaxe)
Bonne expression orale
Témoigner d'une grande polyvalence et d’adaptabilité à un environnement en constante évolution

c) savoir-faire comportemental :
Autonomie
Sens de l’organisation : rigueur, bonne gestion des priorités et des urgences
Fiabilité : informer, rendre compte
Capacités d’adaptation et d’anticipation
Sens relationnel et capacité à travailler en équipe
Dynamisme
Prise d’initiatives
Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés

L'employeur :
Descriptif du service
Nom de la structure : Faculté des sciences du sport (F3S) - STAPS (2 000 étudiants)
Nombre d’agents : 60 enseignants – 370 intervenants extérieurs - 21 personnels administratifs (5 services adm.)
Nom du service : service de développement des formations professionnelles - Alternance, ingénierie, partenariats, Alumni
> équipe de 3 personnels administratifs
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : /
Lieu d’exercice : Faculté des sciences du sport – Université de Strasbourg
Campus Esplanade - Bâtiment Le Portique côté rue 3ème étage – 14, rue René Descartes 67000 STRASBOURG.