ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE / CIC-EC - EUCLID - H/F

Description :

L'assistant(e) de gestion administrative assure le secrétariat, la gestion administrative, financière et logistique de l'équipe et des projets de recherche nationaux et internationaux, en lien avec la direction du CIC1401-EC, les équipes projets et la coordination de la plateforme EUCLID. Il ou elle veille au respect des procédures, de la réglementation et des règles applicables, notamment en matière de gestion administrative et de marchés publics. Le poste peut nécessiter l'utilisation de l'anglais dans le cadre des projets internationaux.

1.1. SECRÉTARIAT

* Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et des colis.
* Rédiger et diffuser les courriers, courriels et documents en français et en anglais.
* Organiser les réunions, séminaires, formations et événements scientifiques.
* Gérer la documentation, sa mise à jour et sa diffusion.
* Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous de la direction.

1.2. GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

GESTION ADMINISTRATIVE :

* Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives.
* Assurer une veille réglementaire et diffuser les informations aux équipes.
* Gérer la facturation des prestations, contrats et frais d'affranchissement.
* Assurer le suivi des cartes affaires, abonnements de transport, du classement et de l'archivage.

GESTION DES MISSIONS :

* Organiser les déplacements en France et à l'étranger, de la demande d'ordre de mission au remboursement.
* Réserver les transports et hébergements et gérer les inscriptions aux congrès et formations.

GESTION DES ACHATS ET COMMANDES :

* Établir, enregistrer et suivre les bons de commande, devis, réceptions et factures.
* Participer à la rédaction des cahiers des charges, à la recherche de fournisseurs et à la mise en concurrence.
* Assurer le suivi des appels d'offres, des prestations et des demandes informatiques.
* Gérer les stocks et les commandes de fournitures.

GESTION BUDGÉTAIRE :

* Développer et actualiser les outils de suivi budgétaire.
* Suivre les versements, dépenses, facturations et soldes des budgets.
* Assurer la ventilation des dépenses selon les consignes internes.
* Informer la direction et les chefs de projet de la situation financière.
* Contribuer au suivi comptable et à l'élaboration des rapports financiers des projets européens.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

* Publier les offres d'emploi, centraliser les candidatures et assurer le suivi des réponses.
* Préparer les dossiers de recrutement en lien avec les services RH.
* Gérer les conventions de stage et le suivi des gratifications.
* Accompagner les nouveaux arrivants dans les procédures administratives et de gestion.

1.3. QUALITÉ

* Rédiger et actualiser les documents qualité.
* Collecter les données nécessaires au suivi des indicateurs qualité.
* Participer, voire piloter, le processus « Gérer les achats et les budgets » (PRO_SUP_01), notamment lors des revues de processus, audits et réunions qualité.

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE :

* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
* Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
* Travailler en équipe/en réseau
* Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES REQUISES :

* Accueil téléphonique
* Bureautique
* Classement et archivage
* Communication/relations interpersonnelles
* Gestion administrative
* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
* Technologies de l'information et de la communication
* Maîtrise de l'anglais
* Expérience en gestion de budgets