Assistant de direction (H/F)

Présentation de la structure :

La Faculté des sciences (FdS) est l'une des sept composantes académiques de l'Université Grenoble Alpes (UGA). Elle exerce ses missions dans les domaines de la formation, des ressources humaines, de la recherche, du rayonnement scientifique et social, ainsi que de la vie étudiante et de campus, en cohérence avec la politique de l'UGA. Elle dispose d'une gouvernance propre, de conseils élus et de moyens humains et financiers adaptés à ses missions.

Son périmètre couvre cinq composantes élémentaires : le Département Licence Sciences et Technologies (DLST), l'Observatoire des sciences de l'Univers de Grenoble (OSUG), l'UFR de Chimie et de Biologie, l'UFR IM2AG (informatique, mathématiques et mathématiques appliquées) et l'UFR PhITEM (physique, ingénierie, Terre, environnement et mécanique).

La FdS englobe également trois écoles européennes spécialisées - HERCULES, ERCA et ESONN - qui proposent des formations internationales de deux à cinq semaines à destination des doctorants, post-doctorants et chercheurs confirmés.

Sa gouvernance repose sur un conseil élu, qui désigne le directeur et ses deux adjoints. Ils sont accompagnés par le bureau de la FdS, composé des responsables des cinq composantes élémentaires.

Missions principales :

Votre mission principale sera d'assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la direction de la Faculté des sciences, en coordonnant les activités courantes, la préparation et le suivi des instances, la circulation de l'information et les relations avec les composantes et services de l'UGA, afin de contribuer au bon fonctionnement et à la fluidité de l'activité de la Faculté.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.

- Gérer le courrier, les parapheurs papier et électroniques, les boîtes mail génériques, les listes de diffusion et les délégations de signature.

- Gérer les agendas de la direction, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, et assurer le suivi des échéances.

- Organiser les instances de la Faculté des sciences : préparation des séances, rédaction des comptes rendus et délibérations, diffusion des documents et suivi des décisions.

- Coordonner l'organisation logistique des réunions et événements, ainsi que la gestion des locaux, équipements, fournitures et prestations.

- Faciliter la circulation de l'information et assurer l'interface entre la direction, les composantes de la FdS et les services de l'UGA.

- Déployer et suivre les outils collaboratifs et partagés, alimenter les tableaux de bord et produire les données nécessaires au pilotage de l'activité.

- Assurer la coordination avec les gestionnaires financiers pour le suivi des devis, commandes et services faits.

- Contribuer au suivi des ressources humaines des enseignants-chercheurs relevant du périmètre de la FdS.

- Participer aux démarches d'amélioration continue et aux réunions institutionnelles associées, et en assurer le compte rendu.