Adjoint-e en gestion administrative

Entreprise
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission
L'institut Pascal est une Unité Mixte de Recherche (UMR) sous tutelle de l'UCA et du CNRS. Il compte environ 400 personnels.
Il est distribué sur 7 sites géographiques (3 sur le Campus des Cézeaux (Aubière), 2 sur les CHU de Clermont-Ferrand, 1 sur l'IUT du Puy en Velay, 1 sur l'IUT de Montluçon). L'UMR est structurée en 4 services (PGAF, Informatique, Communication, Mécanique/Maintenance Infrastructures) et 5 axes scientifiques : génie des procédés (GePEB), robotique (ISPR), mécanique (M3G), physique (PHOTON), ingénierie médicale (TGI).
Le personnel recruté aura en charge la co-gestion des 5 axes de recherche et de la Direction au sein du PGAF sous la responsabilité du RAF du laboratoire.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion : enregistrer les éléments administratifs nécessaires aux commandes, missions en lien avec les personnels enseignants- chercheurs, chercheurs, personnels techniques et CDD, doctorants du laboratoire
- Saisir et mettre à jour les éléments de gestion administrative et financière sur la base de données interne du laboratoire
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Interagir avec les personnels du laboratoire pendant l'élaboration des dossiers et actes administratifs
- Appliquer les réglementations imposées administratives et financières de l'université
- Renseigner et tenir à jour l’ensemble des listes RH et Publications de l’unité et vérifier leur adéquation avec celles présentes dans les outils des tutelles
- Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration et l'optimisation du service administratif du laboratoire
- Retranscrire des informations orales par écrit
- Traiter et diffuser les informations internes et externes relatives au fonctionnement du laboratoire
- Classer et archiver les documents
- Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons
- Participer aux opérations de logistique du laboratoire

Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances :
- Techniques opérationnels administratives
- Environnement universitaire et environnement des unités de recherche de type UMR CNRS est un plus
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Culture internet
Compétences opérationnelles :
- Utiliser des logiciels spécifiques internes à l'UMR après formation interne : base de données
- Savoir extraire les informations financières sur logiciel financier et comptable (SIFAC, GESLAB accès en lecture) après formation
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir les personnels du laboratoire
- Prendre et savoir prioriser les messages
- Enregistrer et classer en versions électronique et papier les documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe

Compétences comportementales :
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Adaptabilité
- Sens de l'investissement collectif
- Aptitudes à travailler en équipe
PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Formation et /ou expérience professionnelle en gestion financière et administrative, secrétariat
- Notions d'anglais appréciées