Université Lyon 3 - Assistant de direction

Contexte :
Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un assistant de direction au sein du cabinet de la Présidence. Le cabinet est un service de 4 personnes chargé de la gestion et de la sécurisation de l’activité du président de l’université. Sous la direction de la chef de cabinet, l’assistant(e) assurera les missions suivantes
Missions principales :
Gestion administrative
Accueil physique et téléphonique / orientation des agents, usagers et extérieurs
Réception des parapheurs et contrôle des bordereaux, diffusion et renvoi
Réception et archivage numérique de documents administratifs (courriers, supports des instances, rapports, etc.)
Rédaction et mise en forme de courriers et courriels
Aide à la constitution de dossiers techniques

Soutien logistique à l’activité institutionnelle et évènementielle
Commande et gestion des stocks (fournitures administratives ; denrées et matériels divers)
Réservation des salles ; rédaction des dossiers événementiels ; création des liens de visioconférence et préparation des salles ; installation/désinstallation des salles et matériels
Gestion financière (en liaison avec les services financiers et comptables)
Gestion et suivi des déplacements et missions en France et à l’étranger (env. 50 pers.)
Gestion et suivi des commandes (missions, réception, documentation, matériels)

Profil recherché :
Savoir- faire :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur)
Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
Excellentes compétences en communication, écrite et orale
Capacité à rendre compte
Savoir-être :
Discrétion professionnelle
Excellentes qualités rédactionnelles
Réactivité et efficacité
Grande rigueur
Diplôme(s) souhaité(s) : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté

Connaissance et outils :
Connaissance de l’environnement et du fonctionnement universitaires
Connaissances en anglais appréciées (niveaux B1/B2)
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Service recruteur : Cabinet de la Présidence

L'employeur :
Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.
Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.