SGAMI SO DEL - Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’équipement et de la logistique ou de son adjoint, l’assistant(e) de direction :
- les assiste dans l’organisation quotidienne de leur travail (agenda, réunions, déplacements, mise en forme de courriers et documents)
- assure la gestion du courrier (utilisation de l’applicatif MAARCH) et son classement / archivage
- assure l’accueil physique et téléphonique
- planifie, organise et assure le suivi de réunions
- prend des notes et constitue des dossiers administratifs
- traite des dossiers réservés
- prend en charge des aspects logistiques de la direction (réservation des transports / hôtels, préparation et traitement des demandes de remboursement de frais de mission et commande des fournitures de bureau)
- assure la gestion de proximité des agents (fonctionnaires des filières administratives et techniques, ouvriers d’État, contractuels et apprentis) en matière de gestion des temps dont CET, évaluation professionnelle, rémunération, retraite, mobilité, médecine du travail, formation et apprentissage
- effectue le contrôle de premier niveau des dossiers avant transmission aux services de la DRH
- élabore les dossiers de demande d’indemnisation des astreintes et heures supplémentaires
- organise le classement des dossiers et veille à la mise à jour du fichier de recensement des archives.
Votre environnement professionnel :
Le SGAMI assure le soutien de la Police et de la Gendarmerie nationales ainsi que du réseau des préfectures de la zone de défense et de sécurité sud-ouest. C’est un service déconcentré en charge de missions d’administration et de mutualisation de moyens qui mobilise ses compétences autour de 5 directions et d’un État-major.
Activités du service :
La DEL assure le soutien logistique des Forces de Sécurité Intérieure de la zone de défense Sud-Ouest (12 départements). Elle assure un rôle de prestataire de services et de conseils techniques et juridiques dans les domaines de l'automobile, l'armement et les matériels. Elle regroupe 16 sites techniques.
Composition et effectifs du service :
La DEL compte un effectif de 231 agents dont 6 cadres A, 95 cadres B et 130 cadres C.
Elle est organisée en 3 bureaux et 2 cellules :
- le Bureau Zonal de Gestion des Moyens Mobiles
- le Bureau Zonal de l’Armement, des Matériels et Équipements
- le Bureau Zonal de Gestion Administrative
- la section roulage ;
- la cellule contrôle interne, audit, qualité.
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de l’équipement et de la logistique ou son adjoint.
Liaisons fonctionnelles :
Autres directions du SGAMI, services centraux et bureau de la DEL.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique /requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique à acquérir
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
- Avoir l'esprit de synthèse : niveau initié requis
- Savoir rédiger : niveau initié requis
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- Savoir accueillir : niveau pratique requis
- Savoir s'adapter : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer : niveau pratique requis
Vos perspectives :
Évolution dans la filière administrative du ministère de l'Intérieur facilitée par l’apprentissage de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication et de la dématérialisation des procédures. Le rôle d’interface avec les différents services en permet à terme une bonne connaissance des activités.
Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum