Secrétaire / secrétaire de direction (H/F)

Principales missions : L'ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d'établissement et de l'observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

- Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.

- Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.

- Assurer et coordonner la transmission des informations.

- Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.

- Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.

- Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.

- Assurer l'émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l'organisation et la gestion de l'établissement :

- Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc. en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.

- Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.

- Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.

- Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

- Frapper le courrier et mettre en forme les documents.

- Organiser les dossiers informatiques.

- Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.

- Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l'organisation administrative :

- Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).

- Préparer les dossiers d'accueils en cas d'embauche, transmettre les éléments nécessaires à l'établissement du contrat de travail et de la DPAE.

- Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.

- Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.

- Transmission des arrêts maladie, justificatifs d'absence, bordereaux complémentaires.

- Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).

- Afficher les documents liés à l'organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d'informations, offres d'emploi.) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).

- Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l'absence de la direction.

- Saisir et mettre en page documents et rapports.

- Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.

- Veiller à l'approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous.).

- Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, .

Activités liées à la gestion statistiques :

- Suivre les statistiques de l'activité globale.

- Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d'activité en fin d'année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l'ANAP, de la transformation de l'offre.

Activités liées à la gestion comptable :

- Gérer la tenue de la caisse.

Responsables hiérarchiques : Directeur d'établissement et Directeur adjoint

Avantages Associatifs :

* Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
* Congés familiaux
* Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
* Prévoyance
* Avantages CSE
* Pass Navigo : participation employeur à 50%

Diplôme : Bac + 2 minimum

Savoir, connaissances :

* Connaissance de l'environnement médico-social
* Connaissance du handicap mental
* Connaissance du cadre législatif et capacité à le faire respecter

Savoir être, compétences relationnelles :

* Avoir avec les usagers une relation adaptée et respecter l'intimité des personnes et la confidentialité des échanges.
* S'abstenir d'exprimer un jugement moral ou personnel.
* Observer le secret professionnel.
* Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et en rendre compte.
* S'informer régulièrement.
* S'intégrer dans une équipe pluridisciplinaire.
* Être proactive.

Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :

* Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
* Anticiper et planifier la charge de travail.
* Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.