SECRETAIRE F/H

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Poste vacant à compter du 1er mai 2027

Missions générales :
Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)
Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes) ;
Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono ;
Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers) ;
Mise en forme de documents ;
Reproduction, reliure et numérisation de documents ;
Gestion des agendas, prise de rendez-vous ;
Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l'unité ;
Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d'invitation, création des liens de visioconférence ;
Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR) ;
Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)
Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims
Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF ;
Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord ;
Gestion des documents qualité dans l'application GED ;
Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage...) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d'expertise ;
Suivi et enregistrement des déclarations des liens d'intérêts des membres et des experts ;
Mise en forme des comptes- rendus et suivi du circuit de validation ;
Diffusion des recommandations de bon usage ;
Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l'AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et le Conseil d'Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS
Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS ;

Missions spécifiques :
Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU
Gérer les fiches d'accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l'unité ESBUI

Compétences clés :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
- Sens du relationnel et sens du travail d'équipe

Compétences transverses :
- Adaptation à des situations d'urgence-métier
- Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
- Intégrité, confidentialité, discrétion

Maitrise de l'outil informatique Word® - Excel® - Power Point® - Internet - Outlook® - Microsoft Teams® - SAPHIR® - GED /ENNOV®

Connaissance souhaitée du milieu hospitalier