Secrétaire du lycée professionnel maritime de Ciboure (H/F)

Le poste de secrétaire est un poste clé pour le bon fonctionnement de l'établissement scolaire, à l'interaction interne des différents services qui le composent et en relation avec les interlocuteurs externes.
Il vient en appui au chef d'établissement et à l'équipe de direction.
Secrétariat :
- Gérer le planning de rendez-vous et le secrétariat du directeur et contrôler les échéances
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité et le traitement du courrier et des courriels
- Gérer des dossiers spécifiques et des événements en lien avec l'activité de l'établissement, en fonction des besoins des différents services
- Préparer et organiser les séances du conseil d'administration, y compris prise de note et rédaction du procès-verbal et lien avec les autorités de contrôle
- Gestion des dossiers de bourses nationales et du Fonds Social Lycéen (FSL)
- Participer activement à la promotion de l'établissement et des métiers de la mer : communication, cartes de voeux, collecte taxe d'apprentissage, journées portes ouvertes, etc.
- Participer et rédiger le compte-rendu de la réunion pédagogique bimensuelle, diffusion du compte-rendu du CODIR
- Archiver physiquement et électroniquement les documents traités
- Aide ponctuelle à l'accueil physique et téléphonique du lycée des différents interlocuteurs
- Au besoin, assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation de supports écrits et assurer la prise de notes et la rédaction de compte-rendu des réunions
Gestion des ressources humaines :
- Gestion du personnel (contrat de travail et mise en paiement, arrêt maladie, suivi médical, avancement-promotion, mobilités, demande de formation, état des grévistes...)
- Suivi des élections professionnelles, compte épargne temps (CET), forfait mobilités durables (FMD)
- Gestion des déplacements et missions des agents
- Gestion des dossiers contentieux
- Mise à jour et transmission du livret d'accueil, de l'organigramme et des listes du personnel
- Centralisation et aide au traitement/archivage des dossiers RH de l'ensemble des agents de l'établissement en lien avec les N+1.
Liaison hiérarchique :
Le poste de secrétaire de direction est positionné auprès du Directeur et est en lien direct avec l'équipe de direction : Directeur, Directeur Adjoint, Secrétaire Générale et Conseillère Principale d'Éducation.
- Interlocuteurs internes : Équipe de direction, documentaliste, infirmière, vie scolaire, enseignants, élèves et Formation Continue
- Interlocuteurs externes : directions et services des tutelles, partenaires de l'établissement, familles, service social maritime, autres établissements.

Profil recherché :
Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Accueillir les populations concernées
- Travailler en équipe
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir gérer les aléas,
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir rendre compte
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques : pack office, messagerie, pronote, orchidée, résana...
Compétences relationnelles :
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation, respect des échéances
- Savoir travailler en transversalité
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Réactivité,
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
Connaissances :
- Organisation du système éducatif, notions de fonctionnement des instances en établissement public local d'enseignement
- Techniques de communication écrite et orale, bon rédactionnel et orthographe.

L'employeur :
Le lycée professionnel maritime (LPM) de Ciboure est un des douze lycées maritimes du Ministère de la Mer. C'est un Établissement Public Local d'Enseignement (EPLE), sous tutelle académique de la Direction Interrégionale de la Mer Sud-Atlantique et de la Région Nouvelle-Aquitaine.
Le LPM de Ciboure a pour mission la formation initiale des jeunes du CAP au Bac et la formation continue (FC) des adultes dans le domaine maritime. Cent vingt jeunes dont soixante-douze internes sont formés chaque année et plus de cinq cents adultes sont accueillis en formation continue.
Une soixantaine d'agents composent l'équipe du lycée.