Secrétaire de formation initiale et de direction _ Lycée Professionnel Maritime de Nantes

1. Missions administratives générales :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, familles, personnels, partenaires)
- Gestion du courrier entrant et sortant, réception des colis
- Gestion de l'ouverture et de la fermeture des portails
- Gestion et archivage de la boîte mail
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs
- Classement et archivage des dossiers administratifs
- Suivi des tableaux de bord et statistiques
- Gestion des ordres de mission des personnels (interne LPM-DIRM Chorus DT).
2. Gestion de la scolarité et des élèves :
- Suivi administratif des inscriptions en formation initiale et enregistrement dans Pronote et SIECLE
- Gestion des dossiers élèves et des archives de la FI
- Immatriculation des élèves auprès des services des affaires maritimes
- Accueil, accompagnement et information des élèves concernant les aides et financements (bourses, FSL)
- Préparation et suivi des documents liés à la scolarité
- Édition des convocations, certificats, attestations et relevés
- Gestion des formations spécifiques des élèves (AMFORE, tableaux de suivi, feuilles d'émargement)
- Gestion des stages des élèves : suivi administratif des PFMP, gestion de la plateforme APLYPRO, réception et archivage des dossiers
- Établissement des demandes de livrets maritimes
- Planification et suivi des entretiens de recrutement des futurs élèves en lien avec la direction et la vie scolaire
- Gestion des mini-stages : conventions, suivi de la plateforme dédiée, relations avec les collèges et familles.
3. Communication et valorisation de l'établissement :
- Organisation et coordination des journées portes ouvertes en lien avec la direction
- Création des supports de communication (flyers, badges, balisage, chevalets...)
- Gestion et suivi des mini-stages lors des salons, forums et JPO
- Réalisation de mailings et actions de promotion des formations
- Participation à l'organisation des Journées Rencontre Armateurs (JRA).
4. Gestion des instances et appui au fonctionnement de l'établissement :
- Préparation des conseils d'administration et rédaction des comptes rendus
- Gestion des élections des représentants des personnels et des parents d'élèves au conseil d'administration
- Organisation matérielle des réunions et instances
- Préparation des dossiers administratifs pour la direction et l'intendance
- Suivi des enquêtes institutionnelles
- Gestion des outils numériques administratifs (Pronote, SIECLE, Op@le, AMFORE, APLYPRO...).
5. Gestion financière et comptable :
- Suivi des commandes et des factures du service administratif
- Participation au suivi budgétaire
- Relations avec les fournisseurs.
Liaison hiérarchique
Poste rattaché au chef d'établissement : secrétariat du directeur.
Poste rattaché au Directeur-adjoint : secrétariat de la FI.

Profil recherché :
Le/la candidat-e doit être animé-e par le sens du service public et celui du collectif.
Compétences techniques : maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte, tableur, base de données.
Connaissance de l'organisation d'un établissement de formation professionnelle.
Qualités : rigueur, sens de l'organisation et anticipation, autonomie.
Profil recherché / niveau d'expérience requis : débutant (une expérience préalable auprès d'un service des affaires maritimes serait un plus).

L'employeur :
La Direction InterRégionale de la Mer Nord-Atlantique Manche-Ouest (DIRM NAMO) pilote les politiques publiques maritimes en Bretagne et Pays-de-la-Loire : planification et développement durable, sécurité en mer, formation des marins et santé des gens de Mer, gestion des ressources et régulation des activités maritimes.
Cette structure déconcentrée du Ministère chargé de la Mer et de la Pêche compte 7 services, 2 CROSS, 5 lycées professionnels maritimes, 1 secrétariat général et 1 mission transverse, soit environ 600 agents répartis sur 24 implantations, localisées sur 17 sites couvrant 6 départements littoraux.

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Descriptif du service
Service déconcentré du ministère de la Transition Écologique chargé de la Mer et de la Pêche, la Direction InterRégionale de la Mer Nord-Atlantique Manche-Ouest (DIRM NAMO) pilote les politiques publiques maritimes _ dont la formation des marins _ en Bretagne et Pays-de-la-Loire.
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Les lycées professionnels maritimes (LPM) sont des établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) sous tutelle du Ministère de la Transition Écologique (MTE) et dont la DIRM NAMO assure l'autorité académique.
Le LPM Jacques Cassard de Nantes dispense des formations de Bac pro et de BTS en formation initiale. Le LPM compte 130 élèves en FI, dont 70 internes. L'équipe est composée de 50 agents (20 enseignants, 8 vie scolaire, 12 administratifs, 10 personnels de structure).
Vos missions : assurer le secrétariat de direction et la gestion administrative des élèves de la formation initiale de l'établissement, dans le cadre de la politique et de la mission éducative, du respect de la réglementation administrative de l'EPLE.
Relations internes et externes avec : l'ensemble du personnel du LPM, l'agent comptable et les parents d'élèves ; les fournisseurs, les collectivités territoriales, les services Mer du Ministère et de la DGAMPA.
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