SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Elle assure l’accueil physique et téléphonique du public.
Elle reçoit tous les courriers arrivant et les transmet aux destinataires concernés.
Elle ouvre, assure le suivi et archive les dossiers des usagers
Elle frappe les courriers des usagers, et tout autre document de service et institutionnel.
Elle prépare les dossiers des usagers pour les permanences et les rencontres enfants parents
Elle participe à la préparation des différentes réunions de fonctionnement. Elle en assure la prise de notes et la réalisation des comptes rendus.
Elle assure la centralisation du suivi des journées d’activité réalisées.
Elle est en charge des statistiques annuelles et assure la mise en forme du bilan d'activité.
Elle veille à la gestion des différents agendas du service et assure les prises de rendez vous sur chaque site.
Elle participe à la gestion des plannings horaires hebdomadaires et mensuels des intervenants
Elle aide à la préparation logistique lors d'évènements divers dans les locaux du service ou extérieurs (formation collective, rencontres avec les partenaires, organisation de rencontres Coordination Grand Sud etc...)
Elle assure la mise à jour de l’annuaire du service.
Elle veille au bon classement des documents papiers et informatiques.
Elle gère la bibliothèque du service (commande, emprunt de livre)
Elle assure les commandes de fournitures du service.
Elle participe à différentes réunions institutionnelles

Profil recherché :
Qualités d’accueil
Aptitudes relationnelles avec le public accueilli.
Discrétion et gestion de l’information
Polyvalence et adaptabilité
Organisation, sens de l’anticipation et gestion des priorités
Rapidité d’exécution
Aptitude à la prise d’initiative
Bonne utilisation de l’outil informatique
Capacité à s'intégrer dans une équipe
Bonne connaissance des partenaires et repérage des niveaux de hiérarchie