Secrétaire administratif - Responsable des services administratifs

La secrétaire administrative de l'antenne d'Aix Salon assure la gestion administrative de l'antenne.
Par-delà ses attributions de management, d’économat et d’intendance, elle assure des fonctions d’assistante de direction du Chef d’antenne.
Management/secrétariat :
- Au sein de l’unité de travail Milieu Ouvert d’Aix en Provence, en lien avec le DPIP responsable du MO :
. Répartition et organisation des taches et plannings des 3 adjoints administratifs MO ; participation aux entretiens annuels d’évaluation

. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions SPIP MO
. Organisation et mise à jour du SLR « commun » et de l’archivage (circulaire JUS K 0740004 C du 11 décembre 2007)
. Participation à l'évaluation du service : contrôle du recensement des statistiques mensuelles et de leur envoi dans les délais
. Participation ponctuelle aux taches de secrétariat MO (accueil physique et téléphonique, traitement de la messagerie structurelle du service)
- Au titre de l’antenne Aix-Salon, en lien avec le Chef d’antenne :
. Programmation de temps de concertation des 7 AA de l’antenne
. Organisation du remplacement de l’AA Salon
. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d’antenne
. Contribution à la rédaction et à la mise en forme du rapport annuel d’activité de l’antenne
. Conception, mise en forme et diffusion de tous supports de présentation de l’antenne ( organigrammes, annuaires, livret de présentation)
Economat:
Gestion économique:
. Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l’année N+1 de l'antenne et suivi de l'exécution budgétaire allouée à l'antenne, par site (crédits de fonctionnement dont les contrats, crédits d'insertion et de placements extérieurs)
. Contrôle du recensement de l'expression des besoins
. Mise en forme et transmission au siège des commandes et demande d’achat interne, du contrôle de la prestation/livraison
. Edition et contrôle des factures reçues et service ; après attestation du service fait ( par le chef d’antenne ou le DPIP assurant son remplacement ) envoi des factures au siège et information des prestataires en vue du dépôt sur CHORUS
. Porteur de la carte achat
- Assistance des agents sur CHORUS--DT, frais changement de résidence.
Intendance:
. Contrôle de l'état des locaux et recensement des pannes et dysfonctionnements.
. Suivi des matériels informatiques et téléphoniques mobiles
. Envoi mensuel des états kilométriques des véhicules de service affectés au SPIP MO Aix au siège du SPIP 13
Autres:
. Actualisation des conventions annuelles PE et APSEC

Profil recherché :
Connaissances :
Nomenclature budgétaire
Logiciels bureautiques : Word, Excel, UGAP, Office
Savoir être :
Esprit d’initiative
Qualités relationnelles
Rigueur
Organisation
Savoir-faire :
Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
Sens des responsabilités
Qualité de management et sens de la pédagogie

L'employeur :
Descriptif du service
Composition et effectifs du service : 7 personnels administratifs et d’accueil (adjoints administratifs) au sein de l’ALIP Aix-Salon, dont 3 en MO Aix, 3 en MF Luynes et 1 au SPIP Salon
Votre hiérarchie : Placée par délégation du DFPIP des Bouches-du-Rhône sous l'autorité du DPIP Chef d'antenne d'Aix-Salon