Responsable de greffe

Méthodes de travail :
REGISTRES
Quotidiens : main courante de toutes les entrées et sorties modifiant l'effectif à la fermeture ,contrôle numérique
Mensuels : contrôle nominatif, contrôle numérique
Écrou et levée d'écrou : main courante, numérique, nominatif
Fichier RSP
MISES A EXÉCUTION DES DÉCISlONS DE JUSTICE
Réception du courrier, Contrôle de la légalité et de la cohérence, Inscription à la fiche pénale si besoin, Notification au détenu, Enregistrement et transmission des recours Compte-rendu de l'exécution à l'autorité mandante, Double contrôle

ÉLABORATlON DES CAP
RSP : À l'aide du fichier et de GENESIS calculer les périodes concernées par l'examen et les maximas prévus par les textes ;
Saisir les projets d'ordonnance sur GENESIS, Editer le rôle
Retrait CRP :
A l'aide du registre des procédures disciplinaires et après proposition du chef d'établissement, saisie des projets d'ordonnance sur GENESIS.
Editer le rôle
Permissions de sortir :
Constituer le dossier
Recueillir les avis des différents membres de la commission
Saisir les projets d'ordonnance sur GENESIS.
Editer le rôle
En CAP :
Saisie et éditions en direct des décisions du JAP
Recueil des avis du Parquet
Recueil des signatures sur le rôle général
Après la CAP :
Vérification de toutes les ordonnances et jugements, des situations pénales et notification aux détenus
Double contrôle
EFFECTIF JOURNALIER
Vérification des mouvements de la veille sur la main courante
Arrêt de celui-ci à la fermeture
Validation de l'effectif contradictoire de l’établissement sur GENESIS
STATISTIQUES MENSUELLES ET TRIMESTRIELLES
Servir les différents tableaux, certains sont envoyés le jour J par intranet, d'autres par télécopie, les autres par courrier.
SUIVIS
Aménagements de peine :
Vérifier des conditions légales
Aviser les détenus qu'ils sont dans les conditio
Enregistrer les demandes
Transmission des demandes et des certificats au JAP
Recevoir et planifier la venue des experts
Constituer un dossier avec toutes pièces relatives à l'aménagement de peine
Permissions de sortir :
Inscrire en CAP dès que le dossier est complet
Notifier ordonnance
Diffuser titre de permission aux forces de l'ordre et aux services concernés de l’établissement
Enregistrement et transmission des recours
Libération Conditionnelle :
Notifier convocation débat contradictoire ou TAP
Notifier les jugements
Enregistrement et transmission des recours
Étrangers :
Transmission Fiche pénale et documents relatifs à la nationalité aux services compétents de la préfecture
Signalement trimestriel de leur situation administrative et pénale
Information Préfecture et/ou Ministère quand libération proche

L'employeur :
ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.
Placé sous l'autorité du chef d'établissement.

Les missions : Tenue des registres prévus par le CPP, Mise à exécution et notification des décisions de justice, Tenue des dossiers pénaux, Elaboration des CAP, Effectif journalier, Statistiques mensuelles et trimestrielles, Ecrou et levée d'écrou, Préparation des transferts et des libertés, Mise en forme des dossiers pénaux. Suivis : Aménagements de peine, Exécution des peines, Étrangers, Changement d'affectation et proposition de transfert, Extraction judiciaire. Renseignement : Fiches PEP, Recours en grâce, Autorités judiciaires, Forces de l'ordre. Dispatching des mouvements, Suivi des permis de visite, Information des détenus, Traitement du courrier, Classement, Double contrôle, Suivi FIJAIS-FIJAIT, Suivi DOT, Suivi ROMEO
Composition et effectifs du service
1 chef de greffe (SA)
1 adjoint chef de greffe (adjoint administratif)
Votre hiérarchie
La cheffe d’établissement et son adjoint
La directrice de détention
Descriptif du service
ÉCROU - LEVÉE D'ÉCROU
Écrou: Immédiatement : Réception dossier et fiche pénale
Intégrer la situation pénale par le module TIE de GENESlS
Éditer fiche d’escorte
Recueillir empreinte et signature du chef escorte
Enrôlement biométrique Prévenir comptabilité et UCSA
Éditer fiche d'écrou, étiquettes, fiche pénale
Les jours suivants :
Vérifier cohérence situation pénale (demander un bulletin n°1 casier judiciaire à jour) vérification dossier pénal et mise en forme
Planification RP/RSP, calcul date de LC
Établir fiche de double contrôle
Consignes particulières : Étranger VIF / TIS
Mise à jour FIJAIS – FIJAIT
Levée d'écrou :
.Avant :
planifier le mouvement sur GENESIS
récupérer tous les éléments à joindre au dossier
aviser les services de l’établissement Jour J
procéder à la levée d’écrou sur GENESIS
éditer fiche de levée d’écrou – Information
sortants de prison
Transfert :
remise dossier, pécule et bordereau transfert au chef d'escorte
recueil empreintes et signatures
Jour J :
procéder à la levée d’écrou sur GENESIS
éditer fiche de levée d’écrou – Information
sortants de prison
Liberté :
mise à jour FIJAIS – FIJAITremise pécule et documents administratifs au libéré, Archivage dossier
INFORMATION DES SERVICES
Chaque jour après vérification des mouvements planifiés, informer les différents services des mouvements à venir (soit par GENESIS soit papier).