Gestionnaire achats marchés

Mission
Gestion des instances
Traitement et pré-analyse des demandes de qualification d’achats (DQA) via démarche.numerique.gouv.fr
Tenue de la boite mail générique du service, notamment sur les achats inférieurs aux seuils et faisant l’objet d’une procédure interne simplifiée 3 devis
Elaboration de tableaux de bords, suivi des échéances et du plan de charge du service
Assurer l’organisation documentaire du service (trames, modèles, etc…)
Gestion de l’arborescence et de l’archivage, assistance administrative du service commande publique

Activités principales
Gestion des instances :
Préparer la Commission Consultative des Marchés Publics (CCMP) : planning des instances, invitations des membres, préparation de l’ordre du jour, contrôle et compilation des dossiers soumis, envoi des dossiers ;
Suivi des décisions des instances ;
Modélisation des pièces lorsque nécessaire ;
Relevé de décisions des réunions de service.
Traitement des demandes de qualification des achats (DQA) :
Appui de premier niveau aux services prescripteurs dans l’élaboration de leur DQA ;
Qualification des DQA en appui de la hiérarchie ;
Suivi et mise à jour du tableau des DQA et analyse de la computation des seuils ;
Suivi et mise à jour du tableau des marchés ;
Edition de requêtes et bilan sur les DQA.
Tenue de la boite mail générique du service :
Suivi des achats sous les seuils de passation sur la boîte générique (analyse des trois devis à valider et du tableau d’analyse, soumission au visa des dossiers à la Direction des finances) ;
Répondre aux questionnements et/ou aiguiller vers le Chargé de Marchés Publics concerné et/ou la hiérarchie concernant les DQA.
Elaboration de tableaux de bord, suivi des échéances et du plan de charge du service :
Contribuer à l’élaboration et la mise à jour des tableaux de bord du service ;
Assister la cheffe de service et le chef de service adjoint dans l’affectation des dossiers, suivre le plan de charge et les échéances ;
Alerter sur les retards potentiels, les données manquantes ;
Suivre le tableau interne des présences et congés en lien avec les calendriers des instances.
Assurer l’organisation documentaire du service et gérer l’arborescence et l’archivage :
A partir des trames et modèles consolidés par les CMP et/ou les chefs de service : faire vivre la source documentaire interne, adapter et moderniser les formulaires (ex : DQA dématérialisée sur démarche.numerique.gouv.fr) ;
Assurer un suivi de l’arborescence numérique du service, de l’archivage numérique des pièces maitresses des procédures ;
Assurer l’administration fonctionnelle des comptes UGAP, et l’arborescence interne.

Profil recherché :
Fonctionnaire de catégorie B ou C ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Personne dotée d’une expérience de collaborateur administratif ayant un grand sens de l’organisation et du service rendu.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
Base de la réglementation des marchés publics ;
Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint), appétence pour les outils numériques.

Savoir-faire opérationnel :
Sens de l’organisation ;
Adaptabilité ;
Savoir rendre compte et être force de proposition
Savoir-être professionnel :
Analyse et synthèse ;
Réactivité et rigueur ;
Respect de la confidentialité ;
Capacité à partager des savoirs ;
Autonomie et sens de l’initiative ;
Sens du travail en équipe ;
Discrétion, adaptabilité

L'employeur :
L’Office français de la biodiversité (OFB), établissement public placé sous la tutelle des ministres chargés de l’Environnement et de l’Agriculture, a été créé le 1er janvier 2020 par la loi n° 2019-773 du 24 juillet 2019, pour protéger et restaurer la biodiversité.
Conformément à l’article L.131-9 du code de l’environnement, il « contribue, s'agissant des milieux terrestres, aquatiques et marins, à la surveillance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité ainsi qu'à la gestion équilibrée et durable de l'eau en coordination avec la politique nationale de lutte contre le réchauffement climatique », grâce au continuum de ses trois grandes missions complémentaires : « Connaître », « Accompagner », « Protéger ».

Pour remplir ses missions, l’OFB compte plus de 3 000 agents, dont plus des deux-tiers agissent sur le terrain dans l’Hexagone et dans les Outre-mer. Il s’appuie sur des équipes pluridisciplinaires : inspecteurs de l’environnement, ingénieurs, experts, spécialistes, vétérinaires, techniciens, personnels scientifiques, techniques et administratifs…
L’établissement est organisé de façon matricielle pour prendre en compte tous les milieux, en transversalité, selon une articulation à trois niveaux.
Descriptif du service
Le Service Commande Publique lance environ une centaine de procédures de marchés publics par an (appels d’offres, marchés négociés, procédures adaptées…) sans compter les marchés subséquents à des accords-cadres (en moyenne une vingtaine par an). Par ailleurs, le service est responsable de la politique achat de l’établissement. Pour ce faire, il reçoit des demandes d’achat, qu’il qualifie, selon les seuils, en procédure formalisée, adaptée ou en procédure simplifiée 3 devis.
Hormis le chef de service et son adjoint, le service commande publique est composé de 12 postes permanents répartis entre les sites d’Auffargis, de Vincennes, de Brest et de Pérols.