Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle

MISSIONS (liste non exhaustive) :
Au sein de la CMME, le ou la coordinateur/rice des secrétariats sous la responsabilité du chef de pôle, a pour missions de piloter, organiser et coordonner l’activité de l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle, dans les domaines suivants :
Management et la gestion humaines des secrétaires du pôle (gestion du temps de travail, formation et la participation à l’évaluation) :
- Assurer l’accueil et organisation des nouveaux arrivants
- Assurer l’accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux arrivants
- Gérer les demandes de stagiaires secrétaires médicales
- Elaborer les plannings des secrétaires et des organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur le site
- Préparer les entretiens professionnels en lien avec la cadre administrative de pôle
- Identifier et recueillir les besoins de formation et la préparation du plan de formation continue
- Elaborer et mettre en place les procédures de bonnes pratiques des secrétaires
- Suivre des évènements indésirables et propositions des mesures correctives
- Animer des réunions d’informations
- Produire et suivre des indicateurs d’activité des secrétaires
- Suivre des données des Ressources Humaines (mise à jour mensuelle du tableau des emplois)
- Prévenir et de gérer des situations conflictuelles
- Harmoniser les pratiques professionnelles

Management de la qualité :
- Participer à l’évaluation de la satisfaction des usagers (traitement des doléances/évènements indésirables et mesures correctives),
- Participer au suivi des indicateurs d’activité et de performances des secrétariats et de mettre en place d’actions d’optimisation et d’exhaustivité de l’activité en lien avec le bureau des entrées et du département d’information médicale (tableaux de bord, contentieux, rejets, erreurs), ainsi que la mise en place du plan de continuité d’activité (dysfonctionnement informatique, encombrement des lignes téléphoniques, …)
- Participer à l’accompagnement des bonnes pratiques professionnelles (traçabilité de production des documents, du circuit clinique, harmonisation des pratiques…)
- Participer aux groupes de travail qualité dans son champ de compétences (auto évaluation, certification…)
Management et la gestion des projets :
- Contribuer à la gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations du pôle et institutionnels
- Assurer une veille organisationnelle, règlementaire et technologique sur son périmètre
Participer à coordination administrative de l’activité de l’unité dépressions résistantes
Participer au travail institutionnel en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire

Profil recherché :
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :
- Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif)
- Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point)
- Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée
- Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif
- Connaissances de l’identitovigilance
- Connaissances des droits du patient

- Connaissances de la santé mentale et de ses troubles.
- Techniques du secrétariat
SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR-ETRE :
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Être méthodique, organisé et rigoureux
- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute
- Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service
- Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées
- Être ponctuelle et savoir faire preuve de disponibilité
- Animer et développer un réseau professionnel
- Concevoir et organiser des évènements
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatifs à son domaine de compétence
- Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en public
CONNAISSANCES :
- Connaissance de l’organisation hospitalière
- Animation d’équipe
- Communication
- Management
- Organisation du travail
- Evaluation de la charge de travail

L'employeur :
VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l’enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale.
Rejoindre le GHU Paris, c’est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Instagram @ghu_paris
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris
Le GHU Paris s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
Le GHU Paris est signataire de la Charte pour la santé mentale au travail
Descriptif du service
DESCRIPTION DU SERVICE
La CMME (Clinique des Maladies Mentales et de l’Encéphale) est un service de psychiatrie hospitalo-universitaire du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences, rattaché à l’UFR de médecine d’Université de Paris.
La CMME a pour missions d’assurer des soins aux patients, des enseignements et de contribuer à la recherche médicale et infirmière.
La CMME est un service de psychiatrie non sectorisé, pour adultes, qui comporte :
- Une unité d’hospitalisation de 20 lits prenant en charge des patients atteints de troubles du comportement alimentaire : anorexie, anorexie/ boulimie
- Une unité d’hospitalisation de 20 lits prenant en charge des patients atteints de troubles de l'humeur
- Une unité d’hospitalisation de 20 lits accueillant des patients suicidants et de patients addictes et des troubles du comportement alimentaire, sevrage complexe (alcool, boulimie …)
- Un centre référent accueillant en places HDJ des personnes demandeuses de soins, centre qui a pour objectifs d’évaluer la pathologie présente et de proposer une orientation
- Deux hôpitaux de jour
- Un service de psychothérapie et d’art-thérapie
- Outre les traitements médicamenteux et l’électro convulsivothérapie, des psychothérapies variées y sont pratiquées : psychothérapies cognitivo- comportementales, psychothérapies psychanalytiques, médiation artistique…. Il existe de plus des groupes d'information destinés aux patients et/ou à leurs familles.