CAB - C- Che(fe) du secrétariat commun, secrétariat de la direction du Cabinet du Préfet de Police

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : NON
Vos activités principales :
La/le titulaire doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de les dispenser des contraintes logistiques, des sollicitations multiples etc. afin de leur permettre d’assurer leurs activités au quotidien
dans ses composantes internes et externes à la Préfecture de Police.
- Elle ou il assure un accueil physique et téléphonique, les contacts avec les élus et leur cabinet, les cabinets ministériels et autres.

- Elle ou il assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et le suivi des nominations aux journaux officiels, tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels,
partenaires institutionnels, conseillers techniques.
- Elle ou il assure le suivi des parapheurs soumis à la signature du directeur de cabinet et du directeur adjoint de cabinet.
- Elle ou il a en charge la gestion de leurs agendas,
- Elle ou il a en charge la planification et le suivi des réunions (convocation, préparation des dossiers).
- Elle ou il procède à la rédaction, la frappe et la mise en forme de courriers.
- Elle ou il est l’interface avec les secrétariats des membres du corps préfectoral et des directeurs de la préfecture de police.
- Elle ou il gère les frais de représentation du directeur de cabinet et directeur adjoint de Cabinet.
Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître les techniques de l'accueil téléphonique
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Expression orale et techniques de communication
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser
/ niveau pratique - requis
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel :
Placé(e) sous l’autorité du directeur de cabinet et du directeur adjoint de cabinet, le ou la chef(fe) du secrétariat commun est chargé(e) de la gestion et de l’organisation du secrétariat commun du directeur de cabinet et du
directeur adjoint de cabinet. Il/elle encadre une équipe de deux assistantes de direction.
Compétences particulières :
- Connaissance des outils bureautiques indispensables (Word, Excel, messagerie Icasso)

- Expérience sur postes de secrétariat souhaitée
- Bonne connaissance des services de la Préfecture de Police
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe
- Capacité d’initiative, d’anticipation et réactivité
- Sens de l’organisation
- Discrétion, dynamisme et disponibilité
Descriptif du service
Liaisons hiérarchiques
Le préfet, Directeur de Cabinet
Le sous-préfet, Directeur adjoint de Cabinet
Liaisons fonctionnelles
Les membres du Cabinet (corps préfectoral et conseillers techniques), le service du Cabinet, les directions et services de la préfecture de police, les élus et les services de la mairie de Paris.