Assistant(e) de direction H/F

Rejoignez notre équipe à Aix-les-Bains !
Adjoint administratif (H/F) Direction du site Temps partiel :
50 % (60 % annualisé) / Poste à pourvoir immédiatement Vous aimez organiser, coordonner et faciliter le quotidien des équipes ? Ce poste est fait pour vous !
La direction du site d'Aix-les-Bains recherche un adjoint administratif (H/F) pour contribuer au bon fonctionnement de ses activités et accompagner les équipes administratives, médicales et soignantes au quotidien.

Au cur des échanges entre la direction du site, les professionnels de santé et les différents services de l'établissement, vous occupez un poste polyvalent, qui allie gestion administrative, organisation, coordination et sens du service.

Votre rôle est essentiel :
vous facilitez la circulation de l'information, assurez le suivi de nombreux dossiers et contribuez à la qualité de l'accueil et de l'organisation du site.

Vos missions :
un poste varié, au cur de la vie de l'établissement 1.

Accompagner la direction du site En lien avec la Direction générale, les Affaires générales et les Affaires financières, vous assurez :
L'accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation des interlocuteurs.

La gestion du courrier, des courriels et des documents administratifs.

L'organisation des agendas, des rendez-vous et des réunions.

Le suivi des dossiers, la rédaction de courriers, de notes et de procédures.

La gestion des logements :
réservations, remise des clés, contrats, états des lieux et facturation.

Le suivi administratif et financier de certaines opérations, notamment pour le GIE IRM.

La mise à jour des outils et documents nécessaires au bon fonctionnement du site.

2.

Participer à la gestion des affaires médicales En collaboration avec la Direction des Affaires Médicales, vous contribuez à la gestion administrative des professionnels médicaux :
Préparation de l'accueil des internes et suivi de leur organisation.

Mise à jour des plannings de gardes et suivi des éléments d'activité.

Saisie et transmission des éléments variables de rémunération.

Suivi administratif des absences.

Coordination des besoins en personnel médical intérimaire :
demandes auprès des agences, suivi des plannings, des missions, des heures et des facturations.

Organisation des besoins de logement liés à l'activité médicale.

3.

Contribuer à l'organisation de la Direction des soins En lien avec la Direction des soins, vous participez à la coordination des activités administratives :
Organisation et suivi des stages des étudiants et futurs professionnels de santé.

Relations avec les cadres de santé, les établissements de formation et les partenaires extérieurs.

Gestion administrative des candidatures à la mobilité et suivi des réponses.

Gestion des agendas des cadres supérieurs de santé.

Organisation des réunions mensuelles d'encadrement :
planification, convocations, diffusion des ordres du jour et archivage des documents.

Le profil que nous recherchons Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Vous appréciez le contact humain et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés.

Réactif(ve) et autonome, vous savez prioriser les demandes, respecter les échéances et travailler en collaboration avec différents professionnels.

Vos compétences et qualités :
Bonne maîtrise des outils bureautiques :
Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités.

Aisance relationnelle et sens de l'accueil.

Capacité d'adaptation et goût du travail en équipe.

Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et neutralité.

Une connaissance de l'organisation hospitalière serait un atout pour faciliter la prise de poste.

Vos conditions de travail Lieu :
site d'Aix-les-Bains.

Temps de travail :
50 %, avec une organisation annualisée à 60 %.

Horaires :
du lundi au vendredi, selon une organisation alternant des matinées et des journées complètes selon les semaines.

Continuité de service :
une amplitude de 8 h à 16 h 30 est prévue pendant certaines périodes d'absence du binôme, environ 7 semaines par an.

Congés :
25 jours de congés annuels et 8 RTT.

Prise de poste :
dès que possible.

Rattachement hiérarchique :
directeur du site d'Aix-les-Bains.

Pourquoi nous rejoindre ? C'est l'occasion d'occuper un poste transversal et concret, au plus près des équipes et des enjeux du quotidien hospitalier.

Vous pourrez mettre à profit votre polyvalence, développer vos compétences administratives et contribuer directement à la coordination entre la direction, les professionnels médicaux et les équipes soignantes.

Vous avez le sens du service, aimez les journées qui ne se ressemblent pas et souhaitez donner du sens à vos compétences administratives ? Nous serons ravis de découvrir votre candidature !
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Contrat :
CDI