Agent administratif / Agente administrative

Dans le cadre de ses activités de réparation, de maintenance et de rénovation de superyachts, PALUMBO SUPERYACHTS MARSEILLE recherche un(e) Agent(e) d'accueil administratif polyvalent(e).

Véritable interlocuteur(trice) des visiteurs et des différents partenaires de l'entreprise, vous assurez l'accueil physique et téléphonique ainsi que diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement quotidien du site.

Polyvalent(e) et organisé(e), vous contribuez à la qualité de l'accueil, à la circulation des informations et au suivi administratif, en lien avec les différents services de l'entreprise.

Vos missions principales

Accueil et communication
Assurer l'accueil physique des visiteurs, fournisseurs, clients et intervenants extérieurs.
Gérer les appels téléphoniques, identifier les interlocuteurs et transmettre les messages.
Orienter les visiteurs vers les services ou les personnes concernés.
Renseigner les interlocuteurs et assurer la transmission des informations utiles.
Participer au suivi des entrées et sorties des visiteurs et intervenants, selon les procédures du site.

Gestion administrative

Assurer le traitement, le classement et l'archivage des documents administratifs.
Réaliser des travaux de saisie, de mise en forme et de mise à jour de documents.
Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier.
Assurer la gestion des accès au chantier naval.
Participer au suivi administratif des dossiers et à la gestion des documents courants.
Organiser les rendez-vous et contribuer à la coordination des échanges entre les différents services.
Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins de l'activité.

Polyvalence et organisation

Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil.
Participer à l'organisation quotidienne des activités administratives.
Respecter les procédures internes, les règles de confidentialité et les consignes de sécurité applicables sur le site.
Assurer toute autre tâche administrative relevant de votre périmètre, en fonction des besoins de l'entreprise.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation en accueil, secrétariat ou gestion administrative, ou vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et êtes à l'aise dans la gestion des appels, l'accueil du public et le traitement de documents administratifs.
Votre sens du service, votre présentation professionnelle et vos qualités relationnelles vous permettent d'accueillir des interlocuteurs variés avec courtoisie et efficacité.
Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer plusieurs tâches simultanément, identifier les priorités et travailler en équipe.
Une expérience dans un environnement industriel, maritime ou technique constitue un atout.
La maîtrise de l'anglais est demandée afin de faciliter les échanges avec une clientèle et des interlocuteurs internationaux.

Compétences attendues

Accueil physique et téléphonique.
Gestion administrative et traitement de documents.
Maîtrise des outils bureautiques.
Organisation, classement et suivi de dossiers.
Qualités rédactionnelles et relationnelles.
Sens de la confidentialité et respect des procédures.
Capacité d'adaptation, polyvalence et esprit d'équipe.

Environnement de travail

Vous intégrerez un environnement professionnel spécialisé dans le yachting haut de gamme, au contact de collaborateurs, de fournisseurs et d'intervenants extérieurs. Votre rôle contribuera à la qualité de l'accueil et à la fluidité du fonctionnement administratif du site.