Adjoint administratif - Gestionnaire sans encadrement

Sous l'autorité de son chef de service, l’adjoint administratif peut exercer différentes missions avec les principales activités suivantes :
. Gestion administrative et traitement des flux documentaires
Assurer le traitement, l'enregistrement, la diffusion et l'expédition des courriers du service et des mails transmis dans la boîte structurelle du service
Créer, ouvrir et attribuer les dossiers des personnes nouvellement écrouées.
Réaliser les opérations de reprographie et de préparation des dossiers nécessaires au fonctionnement du service et des instances.
Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs.
. Appui au fonctionnement des instances et des procédures judiciaires

Préparer et diffuser les documents nécessaires aux différentes commissions et instances (CPU, commission de l'application des peines, débats contradictoires, etc.).
Établir les convocations à destination de la détention et dans le cadre des procédures prévues par le code de procédure pénale (741-1 CPP)
Transmettre les documents et avis aux services compétents dans le respect des échéances.
Participer à la mise en œuvre et au suivi des évolutions réglementaires et des nouvelles procédures administratives.
. Accueil, information et relations avec les usagers et partenaires
Assurer l'accueil téléphonique du service, orienter les interlocuteurs et apporter un premier niveau d'information.
Faciliter les échanges d'informations avec les services internes et les partenaires institutionnels.
. Gestion logistique et organisation du service
Assurer le suivi des plannings d'absences et de permanences.
Gérer les demandes et le suivi des autorisations d'accès à l'établissement pour les personnes et le matériel.
Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien du secrétariat en lien avec l'équipe.

Profil recherché :
Connaissances :
Connaissance des progiciels métiers : APPI, GENESIS, PRISME) et des outils bureautiques (tableur, Word, Outlook)
Connaître les techniques de classement
Savoir être :
Discrétion / Respect des règles de déontologie
Capacité de travail en équipe
Excellent relationnel
Aptitude à l’autonomie
Savoir-faire :
Capacité à s’adapter au public accueilli
Capacité d’organisation
Polyvalence
Maitriser les procédures

L'employeur :
Le SPIP a pour mission principale la prévention de la récidive. À cette fin, ses attributions se déclinent autour de trois axes : l’évaluation, le suivi et le contrôle des personnes, l’aide à la décision judiciaire dans un souci d'individualisation, l’insertion des personnes placées sous-main de justice. Le SPIP 13 dépend administrativement de la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Marseille et se situe dans le ressort de la Cour d’Appel d’Aix-en-Provence. Il est composé du Siège Départemental situé à Marseille et de 3 antennes correspondants aux ressorts des TJ de Marseille, Aix-en-Provence et Tarascon, sur lesquels sont implantés 5 établissements pénitentiaires.

Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le SPIP des Bouches du Rhône est composé de trois antennes, avec des locaux en milieu fermé et en milieu ouvert.
255 agents environ – agents en charge de la surveillance électronique, adjoints administratifs, secrétaires, conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation, directeurs pénitentiaires d’insertion et de probation, œuvre tant en milieu ouvert qu’en milieu fermé à la prise en charge des personnes placées sous-main de justice.
Votre hiérarchie
Chef d’antenne + DPIP milieu fermé
Vos interlocuteurs métiers
CPIP, DPIP, agents de surveillance électronique