Adjoint administratif - Gestionnaire sans encadrement

En milieu fermé : L’ensemble des missions s’effectuent en lien étroit avec la SA en charge du pôle mesures ainsi que des DPIP et concerne tous les quartiers du centre pénitentiaire (quartier hommes, quartier femmes, UDV, UHSI/UHSA et SAS/QSL)
- Ouverture des dossiers arrivants (lecture et extraction logiciel Genesis) tant dans le logiciel dédié APPI qu’en version papier. Cette ouverture matinale induit une présence sur site à 7h30 (conformément à la charte des temps) en roulement avec le reste de l’équipe.
- Affectation des dossiers aux CPIP suivant les consignes de la direction, contrôle des effectifs, enregistrement de l’affectation dans PRISME et
Genesis
- Traitement du courrier papier : selon la nature du courrier affectation et répartition ; Traitement du courrier numérique : idem
- Tenue du standard téléphonique, cette tenue du standard induit une présence sur site jusqu’à 17h, en roulement avec le reste de l’équipe.
- Tenue du commun
- Aide à la tenue des statistiques SAS/QSL : entrée et sortie des personnes détenues, type d’aménagement ;
- Traitement des rôles et listes : CAP, DC, VIF, … (Identification du CPIP référent, transmission)
- Traitement du tableau régulation carcérale, Suivi des affectations visiteurs de prison, Gestion des libérations
- Navette des dossiers B2 et SAS
- Archivage des dossiers (papier et PRISME), transmission des dossiers au greffe pour jonction au dossier pénal en cas de transfert ou de libé-
ration sèche ou envoi du dossier au SPIP compétent en cas de libération avec un suivi dans un service de milieu ouvert.
- Suivi des besoins en matériel/fourniture, commandes en lien avec l’économat
Convocation 741/1 en lien avec le CPIP puis transmission au greffe pour notification à la levée d’écrou ainsi qu’à la SA, cheffe de pôle pour suivi
des sortants de détention
E En milieu ouvert :
- Accueil du public sur site, permanence téléphonique et gestion de la boite structurelle de messagerie en fonction du planning de roulement établi par la SA, cheffe du pôle mesures ; Création et gestion de toutes les mesures prises en charge par le SPIP après saisine par les autorités judiciaires. Ouverture et saisie d’ACC dans l’attente des saisines par le SAP dans l’applicatif métier ; Suivi des mesures dans les applicatifs métiers (affectation, fin de prise en charge). Une vigilance particulière sera portée aux SSJ, BAR, VIF, CO, FIJAIS, FINAIS ; Traitement des BEX et des ESR, tenue à jour d’un tableau de suivi.
En fonction des nécessités de service, l’agent pourra être amené à intervenir en MO en fonction des besoins et sur sollicitation de l’encadrement.- Envoi des dossiers suite à dessaisissements vers d’autres départements
- Suivi des « entrants et sortants » du centre pénitentiaire des Baumettes. Tenue de tableaux de suivi afin d’activer ou suspendre les mesures pendant les périodes d’incarcération
- Contrôle quotidien des pages APPI

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Profil recherché :
Connaissances :
Connaissances du SPIP, lecture de pièces judiciaires
Secrétariat et gestion documentaire
Archivage et classement
Savoir être :
Ponctualité
Respect du secret professionnel et confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Sens du service public
Savoir faire :
Bonne utilisation des outils informatiques
Adaptabilité aux applicatifs métiers
Technique d’accueil du public et téléphonique
Faire preuve de méthodologie et de rigueur

L'employeur :
L’ALIP de Marseille, dirigée par une Cheffe d’antenne, comprend un service en milieu fermé et un service en milieu ouvert.
En MF interviennent 29 CPIP, 3 adjoints administratifs, deux coordonnateurs d’activité, une psychologue. Trois DPIP encadrent le service. En MO interviennent 55 CPIP, 5 adjoints administratifs, 2 SA, 9 ASE, une psychologue. Trois DPIP encadrent le service MF et trois le service MO. Le service du secrétariat a en charge l’ouverture et la fermeture des dossiers SPIP, aussi bien dans leur version papier que numérique, le suivi de ces dossiers et leur archivage ou transmission.

Il est en charge de l’accueil téléphonique, a une mission de conseil et d’orientation des interlocuteurs, également de l’accueil physique en MO. Il est à l’interface entre les demandes qui parviennent et l’équipe et assure un suivi administratif de l’activité.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le pôle administratif du SPIP de Marseille se partage deux sites et compte 10 agents : 5 AA en MO et 3 AA en MF ; deux SA gèrent l’activité de l’économat et du pôle mesures pour l’ensemble de l’ALIP.
Votre hiérarchie
Vous êtes sous l’autorité directe de la SA du pôle mesure, des DPIP et de la cheffe d’antenne.
Vos interlocuteurs métiers
Les CPIP et DPIP et tous les agents du service, Les services administratifs de l’établissement et les services de détention, Les services judiciaires (exécution des peines et service de l’application des peines), Les partenaires et visiteurs de prison