Technicien-ne administratif

MISSIONS PRINCIPALES :
· Sous l'autorité du responsable du SPILPS, l'agent assure la coordination opérationnelle et administrative du service : suivi du programme de prévention des risques professionnels, coordination des activités logistiques et protocole, gestion budgétaire et documentaire, interface avec les directions fonctionnelles et les partenaires institutionnels.
ACTIVITES PRINCIPALES :
· Prévention des risques professionnels

o Exercer la mission d'assistant(e) de prévention auprès du conseiller de prévention
o Élaborer, mettre à jour et suivre le DUER et le plan d'action prévention
o Tenir les registres réglementaires et assurer la traçabilité des contrôles obligatoires
o Préparer les inspections réglementaires et suivre leurs recommandations
o Contribuer aux actions de formation et de sensibilisation à la sécurité
· Coordination logistique, protocole et accueil
o Coordonner les activités d'accueil et de protocole (plannings, remplacements, qualité de service)
o Assurer la coordination logistique et technique des événements institutionnels
· Gestion budgétaire et suivi financier
o Saisir les demandes d’achat dans le SI financier
o Suivre les dépenses du service (engagements, commandes, service fait)
o Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord financiers
o Être l'interlocuteur(trice) de premier niveau avec le service financier et comptable
ACTIVITES ASSOCIEES :
· Gestion administrative et documentaire
o Assurer le suivi des dossiers transversaux en appui au responsable
o Gérer les archives et la documentation interne du service
o Contribuer à la rédaction de notes de service, procédures et comptes rendus
o Gérer les approvisionnements, stocks et inventaires
o Participer activement à l'organisation logistique, à la manutention et au déploiement matériel lors des événements et manifestations officielles de l'école (protocole).
o Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique de l'établissement ainsi que la gestion et la distribution du courrier.
o Gérer l'ouverture/fermeture des locaux, contrôler les accès et veiller à la sécurité générale des bâtiments.

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
· Réglementation en matière de prévention des risques professionnels dans la fonction publique
· Procédures administratives et financières de la fonction publique d'État
· Outils de gestion documentaire et bureautique
· Fonctionnement des EPSCP et de leurs services supports
· Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.

· Connaissance générale de la réglementation sécurité incendie et des normes de sécurité au travail.
Savoir-faire :
· Rédiger des documents administratifs, procédures et comptes rendus
· Gérer simultanément plusieurs dossiers avec des échéances différentes
· Assurer un suivi budgétaire rigoureux et produire des tableaux de bord
· Organiser des événements institutionnels
· Utiliser les outils de gestion financière (SIFAC ou équivalent, apprécié)
· Gérer les situations d'urgence avec calme, méthode et réactivité.
· S'adapter aux outils numériques de suivi de maintenance technique (GMAO/tableurs)
Savoir être :
· Sens du service public.
· Esprit d’équipe : aptitude marquée à collaborer et à s'intégrer au sein d'un collectif restreint (5 agents).
· Sens du service et excellent relationnel face aux différents publics (personnels, étudiants, intervenants).
· Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités dans l'exécution des travaux et le respect des consignes de sécurité.
· Autonomie et sens de l'initiative dans le cadre des orientations fixées
· Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais
· Aisance relationnelle et capacité à travailler en interface avec de nombreux interlocuteurs
· Discrétion professionnelle et sens du service public
· Adaptabilité et réactivité face aux situations imprévues

L'employeur :
Au cœur du campus Chimie Balard, l’Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier (ENSCM) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle de la ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche, et disposant des responsabilités et compétences élargies depuis 2011.
L’ENSCM a intégré l’établissement expérimental Université de Montpellier (EPE) au 1er janvier 2022 en tant qu’établissement-composante. Elle accueille 410 étudiants dans la formation ingénieur-chimiste dont 63 apprentis. L’ENSCM est tutelle de quatre unités mixtes de recherche (UMR), et est le support de l’Institut Carnot Chimie Balard CIRIMAT.

L’ENSCM emploie 130 personnels dont 42 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires, 41 personnels administratifs et techniques titulaires et une centaine d’intervenants extérieurs par an.
Le budget annuel de l’ENSCM s’élève à près de 14 M€.
L’ENSCM est engagée dans une démarche de promotion des déplacements doux en général et particulièrement à vélo. Ses agents bénéficient du FMD (Forfait Mobilité Durable), d’un garage sécurisé et d’espace de vestiaire/douche.
Descriptif du service
Composé de 5 agents, le service Patrimoine Immobilier, Logistique Prévention et Sécurité (SPILPS) de l’ENSCM est principalement chargé d'assurer l'exploitation opérationnelle, la pérennité technique des infrastructures et la maîtrise des risques afin de garantir la continuité du service public et la sécurité des personnes.
Il assure la mise en œuvre de la politique immobilière, des opérations de maintenance technique (préventive et corrective), de l'organisation logistique globale ainsi que des actions de prévention, d'hygiène et de sécurité de l'établissement..