Secrétaire / secrétaire de direction (H/F)

L'Institut Médico-Educatif accueille en journée 30 jeunes âgés de 4 à 14 ans, présentant des troubles du spectre de l'autisme et pris en charge par une équipe pluridisciplinaire. L'IME gère également une UEEA TSA implantée dans une école de la Ville.
Rattaché-e au Directeur de l'IME, vous l'assisterez dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.
Vos missions seront variées. Il s'agira notamment de :
- Accueil physique et téléphonique / Prise de messages
-Assurer le secrétariat de Direction
- Tri, enregistrement et dispatching du courrier
- Rédaction de courriers, rapports, prise de note, compte-rendu de réunion
- Rédaction des contrats de travail, préparation des entrées et sorties des salariés en lien avec la RRH et le GIE Alliance Gestion (HR4You)
-Suivi / organisation et classement de dossiers
- Commande et gestion des repas, du matériel, des fournitures et assurer leur réception
- Tenue et mise à jour des tableaux de suivi
- En collaboration avec la comptable, tenue de la Caisse, imputation des factures
- En collaboration avec la Cheffe de service, gestion des congés, des éléments variables, des frais professionnels des salariés, du matériel
- Gestion des relations avec les prestataires externes (maintenances techniques, sociétés de travaux)
- Organisation/coordination d'événements (portes ouvertes, réunion de familles, fête de fin d'année)

- Vous êtes titulaire d'un BTS secrétariat ou d'un Diplôme d'assistant-e dans le médico-social / Gestion et expérience professionnelle exigée en assistanat de Direction
- Une expérience dans le secteur médico-social serait un plus
- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
-Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Office...). Connaissance HR4You, Ageval, LIVIA serait un plus
- Respectueux-se de la réglementation propre aux ESMS et du code de déontologie lié à votre profession, votre mission d'assistante de Direction vous amène à être en relation avec les autres établissements, DG, GIE et à réaliser des déplacements à l'extérieur de l'établissement
- Forte capacité à prendre des initiatives et faire preuve de dynamisme et d'autonomie
-Discrétion, diplomatie et sens du service sont au coeur de votre pratique