Secrétaire Administratif - Gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois

Vos activités principales :
Placé sous l’autorité du chef de l’unité et de son adjoint, le gestionnaire est principalement e charge des missions suivantes :
· Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi des effectifs – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP ;
· Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières ;

· Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l’UGAF ;
· Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l’UGAF (congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement…) ;
· Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi du schéma d’emplois (SE) – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP ;
· Assister le chef d’unité et l’adjoint au chef d’unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires ;
· Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités ;
· Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d’activité ;
· Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l’unité
L’agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région.
La liste des missions exposées ci-dessus n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d’intervention et des missions de l’unité.
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Votre hiérarchie
· N+1 : Le chef d’unité et son adjoint ;
· N+2 : Le chef de département et son adjoint ;
· Le Directeur interrégional (DI), le Directeur interrégional adjoint (DIA) et le Secrétaire général (SG)
Vos interlocuteurs métiers
· Les établissements pénitentiaires relevant du ressort territorial de la DISP (Chef d’établissement, Adjoint au Chef d’établissement et services RH des structures) ;
· Les services pénitentiaires d’insertion et de probation relevant du ressort territorial de la DISP (DSIP, Adjoint au DSPIP, services RH) ;
· Les autres départements de la DISP de MARSEILLE (Chefs de département, adjoints et agents des départements)
· Les services centraux de la Direction générale de l’administration pénitentiaire (DGAP)

Profil recherché :
Connaissances :
Informatiques : Excellente maitrise d’Excel
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word…)
Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS,
ORIGINE)
Organisation, fonctionnement et missions du service
Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre
de gestion des services
Savoir-faire :
Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH
Savoir reporter des données au sein d’un outil de reporting
Analyser des données chiffrées – Effectuer des simulations et des projections
Détecter et proposer des correctifs aux difficultés
Savoir rendre compte de son activité

Savoir-être :
Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique
Discrétion et confidentialité attendue
Savoir rendre compte de son activité
Avoir des bonnes qualités relationnelles
Savoir travailler en équipe

L'employeur :
Ministère de la Justice / Direction de l’Administration Pénitentiaire / Direction interrégionale des services pénitentiaires de Marseille / Département des Ressources Humaines
4 traverse de Rabat – BP 121 – 13277 Marseille CEDEX 09
Placé sous l’autorité du secrétaire général, le département des Ressources Humaines et des Relations Sociales (DRHRS) conduit et met en œuvre les orientations nationales et interrégionales en matière de recrutement et de formation, de gestion administrative et financière, de suivi de la masse salariale et des effectifs et de dialogue social et veille à la qualité de l’environnement de travail des personnels.

Le département des ressources humaines des relations sociales comprend quatre unités :
· l’UGAF (unité de gestion administrative et financière),
· l’URFQ (unité recrutement formation et qualification),
· l’URSEP (unité des relations sociales et de l’environnement professionnel)
· l’USMEE (unité de suivi de la masse salariale, des emplois et des effectifs).
Descriptif du service
Activités du service
Les principales missions dévolues à l’Unité de suivi de la masse salariale des effectifs et emplois (USMEE) de la DISP de MARSEILLE concernent :
· la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des crédits des personnels de l’ensemble des établissements et des services du ressort territorial de la DISP
· l’accompagnement du BIOS (Bureau interrégional à l’organisation des services) dans l’organisation des services.
· le pilotage budgétaire de l’ensembles de crédits de personnels relevant du titre 2. A ce titre, elle prépare et coordonne l’élaboration des documents de suivi du DRICE à destination du contrôleur budgétaire régional et de l’administration centrale.
· la préparation des mobilités des personnels titulaires et le pilotage des recrutements des agents contractuels.
Composition et effectifs du service
L’Unité est actuellement composée de 8 agents dont :
· 1 attaché - chef d’unité
· 2 secrétaires administratifs dont un adjoint au chef d’unité
· 2 agents contractuel de catégorie C et 1 apprenti
· Pôle BIOS : 2 officiers (DIOS et Adjoint) et 2 personnels de surveillance (dont 1 poste vacant).