Secrétaire administratif - Adjointe à la cheffe de pôle des dossiers transverses

Les principales missions de l’adjoint du Chef du pôle A, sous le contrôle et l’autorité du Chef de pôle A « Gestion des dossiers transversaux » sont :
Animer, encadrer et superviser son équipe : évaluer, noter et valider les congés de son équipe A.
Mettre en œuvre les fiches de procédure et les suivre
· Soutenir les gestionnaires dans toutes les activités de gestion dévolues à son unité
· Apporter des réponses aux questions posées par les organisations syndicales, par la DRFIP et par la DAP en lien avec la responsable du pôle A « Gestion des dossiers transversaux », le chef de l’UGAF si nécessaire avec la responsable du département des ressources humaines et son adjoint

· Conseiller et informer les agents sur les actes de gestion de leur carrière ainsi qu’aux établissements et partenaires institutionnels
Il encadre également le travail des agents placés sous son autorité dans les domaines suivants :
o Tableaux d’avancement et listes d’aptitude
o Maladies et accidents de travail (uniquement les expertises)
o Accidents de travail
o Notations et réductions d’ancienneté
o Congés bonifiés
o Cumuls d’activités
o Retraites
o Mobilités
o Titularisation
o Prolongations d’activité
o Mises à disposition
o Gestion administrative des dossiers de tous les agents de la DI Siège, des ERIS, des ERIF, du PREJ et traitement de l’action sociale et des factures des accidents de travail des agents cités ci-dessus
L’agent travaillera en binôme avec la chef du pôle A « Gestion des dossiers transversaux » afin d’assurer la continuité de service ; les deux devront être polyvalentes. Il devra travailler également avec toutes les autres unités du département RH.

Profil recherché :
Connaissances :
Statut de la fonction publique
Bureautique : maîtrise informatique (open office – traitement de texte, tableau) et outils RH, SIRH et référentiels des métiers
Savoir être :
Rigoureux
Réactivité
Organisé
Qualité relationnelles
Discrétion
Savoir-faire :
Savoir rendre compte
Management d'une équipe
Conduite de réunions
Compétences attendues
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Dans le domaine des ressources humaines (dans un service paie idéalement) et avec une expérience d'encadrement.

L'employeur :
Placé sous l’autorité de la secrétaire générale, le département des Ressources Humaines et des relations sociales conduit et met en œuvre les orientations nationales et interrégionales en matière de recrutement et de formation, de gestion administrative et financière, de suivi de la masse salariale et des effectifs et de dialogue social et veille à la qualité de l’environnement de travail des personnels. Le département des ressources humaines comprend quatre unités : URFQ (unité recrutement formation et qualification) ; URSEP (unité des relations sociales et de l’environnement professionnel) ; UGAF (unité de gestion administrative et financière) et l’USMEE (unité de suivi de la masse salariale, emplois et effectifs).

Descriptif du service
L’Unité de Gestion Administrative et Financière de la DISP Marseille est chargée de la gestion administrative (gestion des dossiers transversaux) et de la préliquidation de la paye (dépenses du titre II) des personnels du ressort de l’interrégion, qui compte environ 3 500 agents tous corps confondus. Elle est placée sous l’autorité du Directeur des Ressources Humaines et de son adjoint. L’Unité est composée de 16 agents dont : 1 attaché, chef d’unité (attaché) et 1 secrétaire administratif, adjoint au chef d’unité ainsi que deux secrétaires administratifs, chef de pôle qui gèrent 9 agents chacun.