PREF 42 - Chef.fe du bureau du cabinet

Groupe RIFSEEP : 2
Il est notamment attendu du chef de bureau :
d’encadrer et organiser le service ;
d’assurer la continuité du service ;
Le bureau du cabinet est organisé en 3 pôles :
1 - Pôle BREAR (bureau de la représentation de l’État et des affaires réservées)
En binôme avec l’adjoint, le chef de bureau est en charge du pôle protocole et évènements :
organiser et conduire les cérémonies et événements en préfecture ;
participer, en lien avec les partenaires locaux, à l’organisation des cérémonies commémoratives ;
assurer le suivi des personnes naturalisées dans le département, afin d’organiser les cérémonies d’accueil dans la nationalité française.
préparer les dossiers de représentation de l’État, notamment rédiger les discours du préfet, ainsi que les notes et éléments de langage à destination des membres du corps préfectoral, dès lors qu’ils représentent le préfet ;
participer à l’organisation des visites officielles, en lien avec le directeur de cabinet, le directeur des sécurités et le service communication ;
organiser les visites officielles.
Il pilote également en lien avec les agents référents concernés.
Les interventions et suivi de la vie politique :
superviser le suivi des interventions, notamment en veillant au respect des délais de réponse ou relance ;
gérer les dossiers complexes ;
valider les courriers avant mise en signature de l’autorité préfectorale ;
assurer le suivi de la vie politique du département ;
gérer le suivi politique des élections.
Les distinctions honorifiques :
superviser les différentes instructions, notamment par le ciblage des prospections pour les grands ordres nationaux ;
superviser le suivi des dossiers ;
valider les notices et mémoires avant mise en signature de l’autorité préfectorale.
2 – Pôle chauffeurs-huissiers
appuyé par le chef de garage le chef du bureau du cabinet assure la direction des chauffeurs huissiers
il valide les plannings et la répartition des chauffeurs entre les membres du corps préfectoral ;
il s’assure de la bonne circulation du courrier et des parapheurs au sein de la préfecture ;
il organise la réception des autorités et invités du préfet.
3 – Pôle assistantes de direction
il assure la direction des assistantes du préfet et du directeur de cabinet ;
appuyé par les assistantes de direction il est responsable de la bonne tenue de l’agenda du préfet et du directeur de cabinet ;
il arbitre les demandes de rendez-vous et autres sollicitations reçues par le préfet et DIRCAB
Votre environnement professionnel
Composition et effectifs du service
1 A, chef de bureau
3 B dont l’adjoint au chef de bureau
6 C
Liaisons hiérarchiques directes
Directeur de cabinet
Préfet de la Loire
Liaisons fonctionnelles
Membres du corps préfectoral
Services de la préfecture
Services déconcentrés de l’État
Le service départemental de l’office national des combattants et victimes de guerre
Les collectivités et élus

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel / niveau expert - requis
Avoir des compétences en bureautique et outils collaboratifs / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau maîtrise - requis
Connaître les règles du protocole / niveau expert - requis
Savoir-faire :
Savoir rédiger / niveau expert - requis
Savoir s'organiser / niveau expert - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau expert - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau expert - requis
Savoir gérer un projet / niveau maîtrise - requis
Savoir manager / niveau maîtrise - requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines / niveau expert - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau expert - requis
Savoir communiquer / niveau expert - requis
Savoir s’exprimer oralement / niveau expert - requis
Vos perspectives :
Poste transversal qui permet d’être en relation avec tout type de destinataires internes et externes à la préfecture, donnant une vision de l’administration territoriale de l’État et permettant une évolution professionnelle sur différents postes ou une présentation aux concours pour accéder à la catégorie supérieure.
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