PREF 42 - Assistante de direction auprès des membres du corps préfectoral

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales sont exercées au profit des membres du corps préfectoral :
• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet préfectoral et le traitement des sollicitations des interlocuteurs institutionnels, élus, partenaires et usagers.
• Garantir la gestion et le suivi des messageries électroniques du préfet et du directeur de cabinet, en assurant l’analyse, la priorisation et l’orientation des courriels vers les membres du corps préfectoral ou les services compétents de l’État.
• Assurer la gestion et la coordination des agendas du préfet et du directeur de cabinet, en veillant à l’optimisation des rendez-vous et déplacements.
• Piloter le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi des invitations, dans le respect des délais et des priorités définies par le cabinet.
• Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions, déplacements et manifestations officielles.
• Organiser les réunions du cabinet préfectoral : planification, convocations, préparation des supports et suivi logistique.
• Assurer l’organisation logistique et protocolaire des déjeuners, dîners et réceptions officielles, en lien avec la résidence préfectorale et le bureau du cabinet.
• Travailler en binôme avec une autre secrétaire.
• Développer et entretenir des relations fonctionnelles régulières avec l’ensemble des services de la préfecture, les sous-préfectures, les services déconcentrés de l’État ainsi que les partenaires institutionnels extérieurs.
• Veiller à la circulation fluide de l’information entre le cabinet, le corps préfectoral et les services de l’État, en garantissant la confidentialité des échanges et le respect des procédures administratives.
Votre environnement professionnel : Cabinet du Préfet de la Loire
Activités du service
Composition et effectifs du service : 36
Liaisons hiérarchiques : Monsieur le préfet, Monsieur le directeur de cabinet, Monsieur le chef de cabinet
Liaisons fonctionnelles : Monsieur le chef de cabinet

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse - niveau pratique requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines - niveau pratique requis
savoir communiquer - niveau maîtrise requis
savoir s'adapter - niveau maîtrise requis