Office manager - grossiste et magasins bio (H/F)

La mission

Vous participez à la coordination des services généraux d'un grossiste alimentaire bio et d'un réseau de magasins bio.

- Coordonner les recrutements, l'onboarding/offboarding, les échéances clés de la vie des contrats de travail, s'assurer du bon suivi des obligations réglementaires, de la création et diffusion de plannings

- Coordonner les entretiens périodiques et les réparations des équipements techniques : véhicules, installations frigorifiques, équipements d'exploitation, etc.

- Coordonner les sujets administratifs : assurance, contrats, etc.

- Aspect informatique : assurer la gestion des accès, des mises à jour logiciel, sauvegardes

- Aspect flux logistiques : participer au suivi et la coordination des commandes, des réceptions et des inventaires, avec l'ensemble des intervenants internes et externes

- Participer à l'évolution des outils internes de pilotage et au suivi des indicateurs de performance

- Contribuer à des projets transverses : construction de l'offre, merchandising, nomenclature, nouveaux outils et processus

- Participer à la coordination de la logistique de l'entrepôt

Un temps d'accompagnement et de formation est prévu.

Les modalités

- Contrat : CDI

- Rémunération : environ 2200/2300 € net pour 42h hebdomadaires, heures supplémentaires incluses, selon profil et positionnement conventionnel

- Horaires : environ 8h-17h ( 1 h), du lundi au vendredi

- Organisation autonome de la pause déjeuner et souplesse horaire possible selon les besoins du service

- Congés à planifier en concertation selon la saisonnalité

- Fortes remises sur les achats et récupération des invendus

- Stationnement vélo, moto ou voiture sur place

- Lieu : métro Porte de Pantin, Paris 19e

- Prise de poste : dès que possible

Égalité et accessibilité

Nous nous engageons en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité. Les candidatures de personnes en situation de handicap sont les bienvenues, les aménagements de poste et du processus de recrutement sont possibles. Toutes les candidatures sont étudiées sans discrimination.

Profil recherché
Aucun diplôme ni compétence n'est exigé en soi, les éléments ci-dessous facilitent la prise de poste. En revanche, une forte agilité intellectuelle et un sens critique et pratique sont nécessaires.

Une combinaison : agilité intellectuelle et discipline permet de prendre le poste en main et de s'y épanouir durablement. Le poste demande avant tout rigueur et constance.

Les expériences et savoir-faire ci-dessous facilitent une prise en main rapide. La liste est volontairement longue : il n'est en aucun cas attendu de tous les réunir.

Au quotidien, sur le poste

- Agilité sur Excel pour des opérations simples (RECHERCHEV, SOMMesI), mais réalisées vite, de façon fiable et sous contrainte horaire

- Gestion du temps et des priorités : savoir arbitrer et décider vite

- À l'aise dans un environnement à sollicitations multiples et interruptions fréquentes

- Sens pratique des relations commerciales : codes et usages de la relation client/fournisseur, bonnes pratiques de communication

Connaissance du métier et des produits

- Culture culinaire et alimentaire : labels (AOP, bio), terroirs français, régimes spécifiques (vegan, sans gluten.)

- Connaissance des écosystèmes de production, de transformation, de maraîchage et d'élevage

- Notions de comptabilité et de gestion des stocks

Outils et projets

- Gestion de projet : coordonner des interlocuteurs multiples, tenir un calendrier, documenter ce qui est décidé

- Connaissances pratiques en informatique, réseaux et sécurité informatique, bdd

- Intérêt pour les modalités d'introduction de l'IA dans les processus et les organisations

Posture de travail

- Discipline personnelle : tenir ses engagements et ses délais, y compris sans supervision

- Attention aux bonnes pratiques de travail en entreprise : respect, communication saine, souci du détail

- Humilité et sens critique

La formation académique, le cursus et les expériences professionnelles ne sont pas des critères en soi pour ce recrutement, ce sont toutefois souvent les jalons qui permettent de répondre aux critères de réussite sur ce poste. Un parcours cohérent, expliqué, et une réelle motivation compensent des « faiblesses » sur ces éléments. Être autodidacte vaut parfois mieux qu'un schéma linéaire si les conditions sont réunies.

L'équipe

Une équipe de tous horizons, qui réunit déjà les qualités décrites ci-dessus, avec un fort ancrage sur le respect et l'autonomie. Les profils atypiques sont les bienvenus. Ici le travail est à sa place, important, mais avec un début et une fin, et avec le souci du droit à la déconnexion. Pas besoin d'être extraverti, on attend une communication claire et respectueuse, pas de l'aisance mondaine.

Étapes du recrutement : 1er échange téléphonique, si concluant, rdv(s) en présentiel.

Nous ne pouvons pas hélas encore répondre à l'ensemble des candidatures (d'où le besoin d'un office manager pour optimiser c