Gestionnaire Administrative de Formation (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Le GRETA de Grenoble recrute un(e) Gestionnaire administratif de formation afin d'assurer, en appui des responsables de formation, la coordination et le suivi administratif des actions de formation, dans le respect des cahiers des charges des commanditaires et des procédures internes.
En lien étroit avec le Responsable de Formation et/ou le responsable de service en charge des actions, vous assurez la gestion administrative des parcours de formation, depuis la préparation de l'entrée des stagiaires jusqu'à la clôture des actions.
Vous serez notamment chargé(e) de :
- Préparer l'entrée en formation des stagiaires : prise en charge des dossiers, saisie et suivi dans les applicatifs des financeurs, suivi des accords de financement, préparation des documents administratifs et contractuels, saisie des commandes financières, convocations et courriers.
- Participer à l'accueil et à l'inscription des stagiaires, assurer la collecte des informations nécessaires et mettre en œuvre les procédures administratives prévues par les cahiers des charges des financeurs et par le système qualité EDUFORM.
- Assurer la planification administrative des formations : création des actions et des plages de formation, inscription des stagiaires, suivi de la planification, détection des dysfonctionnements et alerte du Responsable de Formation.
- Suivre administrativement les actions en cours dans les outils internes du GRETA et dans les applicatifs des différents financeurs.
- Contrôler et valider les heures réalisées par les stagiaires et les formateurs, suivre les absences et leurs justificatifs et signaler les anomalies.
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation et à la rémunération des stagiaires, notamment les bilans mensuels des heures réalisées en centre et en entreprise.
Vous serez amené(e) à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes - équipes pédagogiques, administratives, RH, facturation, qualité, informatique - ainsi qu'avec les stagiaires, entreprises, prescripteurs, financeurs et partenaires.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes titulaire d'un Bac +2, ou vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans le domaine administratif (3 ans minimum).
Vous disposez idéalement d'une connaissance de l'environnement de la formation continue et êtes à l'aise avec les outils informatiques, bureautiques et collaboratifs. Une bonne capacité rédactionnelle est également attendue.
Pour réussir dans ce poste, vous devrez faire preuve de :
- rigueur et sens de l'organisation ;
- respect des échéances ;
- autonomie ;
- dynamisme ;
- aisance relationnelle ;
- capacité d'analyse et d'alerte
- capacité à rendre compte de votre activité.
La maîtrise ou la connaissance d'outils de gestion et de planification ou des environnements numériques de formation constitue un atout.
Conditions du poste
Contrat : CDD de 3 mois, reconductible
Temps de travail : temps plein sur 39h, avec 25 jours de RTT annuel
Localisation : Grenoble
Rémunération : selon les grilles indiciaires applicables au GRETA : fourchette 1850 €-2052 € brut
Possibilité de télétravail : jusqu'à 2 jours/semaine
Prise de poste : début octobre 2026
Pourquoi rejoindre le GRETA de Grenoble ?
Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui apprécie les fonctions administratives nécessitant à la fois organisation, coordination, rigueur et contact avec des interlocuteurs variés. Vous occuperez une fonction centrale dans la sécurisation administrative des parcours de formation et travaillerez au quotidien en lien avec les équipes pédagogiques et les responsables de formation.