Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

Missions générales :
➢ Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la CAM (19 agents)
➢ Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues
➢ Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat
➢ Assurer le reporting auprès de la cadre supérieure de la CAM et du directeur de la DOPD
Management des ressources humaines :
o Encadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs de la CAM
o Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins
o Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants
o Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service
o Suivi et évaluation des compétences et des résultats (fiches de poste, entretiens professionnels)
Contrôle qualité
o Supervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :
▪ la tenue du dossier patient
▪ le suivi administratif des demandes
▪ l’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation / frais de séjour, service social…)
o Respect des procédures et application des bonnes pratiques
Missions spécifiques :
➢ Élaborer, mettre à jour et diffuser les procédures de travail de la cellule d’admission
➢ Animer la session EDT hebdomadaire au sein des secrétariats
➢ Assurer la gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD
➢ Gérer l’enveloppe matérielle et budgétaire de la DOPD, en lien avec la cadre supérieure et le directeur de la DOPD
➢ Participer au développement et à la valorisation de l’HAD, notamment par l’amélioration continue des processus et outils administratifs
Repos : week-ends et jours fériés
Télétravail : possible sous conditions
Contraintes spécifiques : travail en équipe pluriprofessionnelle

Profil recherché :
➢ Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical / hospitalier
➢ Expérience en management d'équipe appréciée
➢ Maîtriser les outils bureautiques sous Windows (Word, Excel, Outlook)
➢ Connaître les fonctions de secrétariat en milieu médical
➢ Utiliser les logiciels de l'AP-HP (ORBIS, SAP) – pratique appréciée
➢ Animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
➢ Organiser et animer des réunions
➢ Fixer des objectifs et évaluer les résultats
➢ Gérer les situations conflictuelles
➢ Analyser, prioriser et anticiper l'activité
Savoir-être
➢ Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
➢ Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation et de communication
➢ Méthode, rigueur, esprit d'initiative
➢ Esprit de synthèse et discernement
➢ Sens de l'équité et maîtrise de soi
➢ Respect des procédures et de la hiérarchie
➢ Respect de la confidentialité et du secret professionnel
➢ Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
À propos de l'offre
Métier de référence
Responsable de coordination administrative
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