DDL Remplacement adjoint.e en gestion de scolarité

MISSIONS DE L’AGENT
Gestion de la scolarité en langues :
Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2

Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 sur Reservexam, et session 2)
Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
Classement et archivage des copies d’examen
Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC
Traitement des demandes d’inscription en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques)
Traitement des demandes d’inscription au test TOEIC (traitement des demandes, mise en paiement, envoi des convocations)
Note : Missions spécifiques susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Contraintes particulières liées aux activités du service :
Ponctualité liée au respect des horaires d’ouverture du public
Disponibilité le samedi pour les journées d’examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agents gérant le TOEIC) – présence récupérée avec un jour de congé

Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES OU SOUHAITÉES
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)
Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL
Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements

Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université
Savoir-être :
Sens de l’organisation
Rigueur
Autonomie
Travailler en équipe
Réactivité
Excellent contact humain
Patience
Sens du service public
Bonne qualité d’expression écrite et orale

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."
Descriptif du service
Le Département des langues est une structure transversale de Paris 1, qui dispense 14 langues (11 vivantes et 3 anciennes) à 25 000 étudiant.es chaque année, encadré.es par environ 90 enseignant.es titulaires (et assimilé.es) et une centaine d’enseignant.es vacataires. Le Département des langues accueille des étudiant.es de toutes les UFR et composantes de l’université, ainsi que des étudiant.es étrangèr.es exilé.es, réfugié.es ou demandeur.euses d’asile dans le cadre de 2 diplômes universitaires.