Assistant(e) de direction - SAAM

Rattaché(e) à la cheffe du service, l’assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes :
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les autres services et les partenaires ;
- gérer la messagerie fonctionnelle du service (diffusion aux services concernés, signalement des messages demandant un traitement par la cheffe de service)
- veiller à la mise à jour des annuaires, organigrammes et liste de diffusion du SAAM en lien avec les assistantes des sous-directions/missions du SAAM ; assurer la mise à jour pour la partie direction

- veiller à la bonne diffusion des informations en interne
- prendre en charge des notes, courriers et autres documents via l’application de parapheur électronique Elise et accompagner son déploiement auprès des sous-direction et missions du service
- participer à l’organisation des archivages papier et numérique
- gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel et/ou en distanciel (visioconférence) ; plus généralement, contribuer à l’organisation du travail des équipes et à leur coordination
- veiller à la mise à disposition des dossiers propres à chaque réunion dans les délais nécessaires à leur examen par la cheffe de service
- participer aux réunions de service
- participer à l’organisation des séminaires internes et des temps conviviaux du service
- gérer, en lien avec le BRHAG, les demandes de fourniture, le suivi des abonnements aux revues/publications… pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service
- gérer l’organisation des missions notamment la validation des ordres de missions et le suivi des frais de déplacement via Chorus DT pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service
- gérer les plannings prévisionnels des congés et des permanences
- organiser et gérer l'installation des agents rattachés à la cheffe de service et leur accueil, en lien avec le BRHAG
- suivre les questions écrites et les productions réglementaires via les applicatifs prévus Reponses, Solon, Edile.
L’assistant(e) de direction veillera, dans le cadre du processus en cours de mise en place, à organiser son intérim pendant ses congés avec les secrétariats des sous-directions. Elle/il sera également sollicité(e) pour assurer l’intérim des secrétariats des sous-directions du service. Cet intérim vise à assurer une continuité sur les missions essentielles d’assistance.

Profil recherché :
Savoirs :
- connaissance de l’administration centrale – niveau pratique – à acquérir
- maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert – requis
- techniques de secrétariat : niveau expert - requis
- maîtrise des logiciels spécifiques (Elise, Reponses, Chorus DT, publications intranet PLEIADE etc.) : niveau pratique – souhaité
Savoir-faire :
- autonomie, sens des priorités, rigueur, capacité d’organisation et de planification : niveau confirmé – requis

- grand sens relationnel, travail en équipe et en réseau, aptitude au reporting : niveau confirmé – requis
Bonne qualité d’expression orale et écrite : niveau confirmé – requis
Force de proposition : niveau confirmé – requis
Savoir-être :
- Sens du travail en équipe
- Bon relationnel
- Diplomatie

L'employeur :
L’administration centrale des ministères de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace, et des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative est une administration de pilotage et d’expertise au service de ces 3 ministères, qui préparent et mettent en œuvre la politique du Gouvernement notamment dans les domaines de la jeunesse au sein et en dehors du milieu scolaire, de l’accès de chacun aux savoirs et du développement de l’enseignement préélémentaire, élémentaire, secondaire et supérieur, de la vie associative et sportive et de la recherche.

Nous sommes 3 800 femmes et hommes engagés sur des métiers qui ont du sens, pour des politiques publiques aux nombreuses synergies, et dans des domaines variés :
Direction et pilotage des politiques publiques ;
Ressources Humaines ;
Budget et Finances ;
Affaires Juridiques ;
Numérique, informatique et systèmes d’information ;
Assistanat ;
Relations Européennes et Internationales ;
Audit et prospective ;
Accueil et relation aux usagers ;
Logistique ;
Achats ;
Statistiques.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre organisation, vous pouvez consulter directement l’organigramme.
Nos valeurs
Œuvrer pour bâtir l’avenir du pays est notre moteur. Nous portons des valeurs fortes qui s’inscrivent dans notre action au quotidien :
L’engagement, en faveur de l’égalité des chances, de l’accès aux savoirs, de la recherche, des sports, notamment, pour construire une société meilleure ;
La responsabilité : celle que nous avons vis-à-vis de nos enfants, nos jeunes pour réduire notre impact environnemental ;
La transmission, « faire grandir » pour que les jeunes générations reçoivent un héritage riche qui les feront s’épanouir ;
L’esprit d’équipe, c’est-à-dire un esprit ouvert et collaboratif, où l’entraide et le partage nous portent dans nos missions.
Exemples de projets sur lesquels vous pourriez être amenés à travailler
Participation à la politique de prévention et de lutte contre les violences et le harcèlement, en faveur d’un climat scolaire apaisé, et au service de la sécurité et du bien-être des élèves ;
Développement de la plateforme « Mon Master » : la plateforme nationale des masters : mise en place depuis maintenant deux ans, c’est l’outil de candidature de 200 000 étudiants pour l’accès en première année de Master ;
Sport et développement durable : contribution à la conception, l’accompagnement et l’évaluation de la politique ministérielle en faveur du sport et du développement durable, en y intégrant les dimensions relatives à la transition écologique, aux mobilités durables et aux sports de nature ;
Poursuite et intensification des engagements en faveur de l’égalité professionnelle femmes-hommes en déclinant la mise en œuvre des actions et mesures prévues au titre du plan d’actions égalité professionnelle, en assurant l’impulsion et le suivi de ces actions, et en proposant des actions ou évolutions à la suite des enseignements tirés de différentes études.
Nous recrutons
Des fonctionnaires, titulaires d’un concours ;
Des agents contractuels, en contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée ;
Des apprentis ;
Des stagiaires.
Liens vers nos sites
Ministère de l’Éducation nationale
Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative
Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace
Descriptif du service
Le SAAM assure la gestion administrative, logistique et financière de l’administration centrale. Il est chargé de :
- ​​​​​​​​​​​​​réaliser pour l’ensemble des personnels de l’administration centrale les prévisions de masse salariale dont il assure le pilotage et la gestion. Il a compétence en matière de gestion des emplois et des personnels, à l’exception des personnels d’encadrement supérieur et de l’inspection générale de l’éducation, du sport et de la recherche.
- définir et conduire, en relation avec la direction générale des ressources humaines, la direction de l’encadrement et la direction des affaires financières, la politique des ressources humaines des personnels qu’il gère.
- élaborer et mettre en œuvre la politique immobilière et la politique d'achat des ministères.
- ​mettre en œuvre les procédures de commande publique et assure l'exécution des dépenses, hors subventions, pour les services prescripteurs de l’administration centrale.
- développer en relation avec la direction des affaires financières, le contrôle de gestion.
- assurer le secrétariat du comité social d’administration centrale.
- mettre en œuvre la politique d'archivage.
​- contribuer à la préparation du programme budgétaire de soutien de la politique de l'éducation nationale et de contrôler son exécution.
- répartir les crédits gérés entre les services déconcentrés.
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