Assistant.e de direction

MISSIONS DU POSTE
Le poste d’assistant proposé est rattaché à la direction de l’Enssib.
MISSIONS PRINCIPALES AUPRES DE LA DIRECTRICE DE L’ENSSIB :
L’assistant.e exerce ses fonctions auprès de la directrice de l’Enssib, en lien étroit avec le DGS et les autres membres du comité de direction :
Organisation des déplacements de la directrice et des personnels des services rattachés (10 agents),
Gestion de l’agenda et des communications téléphoniques de la directrice,
Organisation opérationnelle du Conseil d’administration de l’Enssib, en collaboration avec la direction et le président du conseil d’administration ; rédaction du PV des séances,
Planification et organisation des comités de direction et comités de direction élargis, diffusion des ordres du jour,
Suivi du circuit des parapheurs après supervision de ceux-ci par le DGS,
Gestion des lignes budgétaires de la direction,
Assistance à l'organisation d'événements internes et institutionnels de l’école,
Suivi du tableau des enquêtes et des réponses à renvoyer aux tutelles.
Traitement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono du secrétariat,
Modération de mails adressés à certaines listes de diffusion.

L’assistant.e travaille également en collaboration étroite avec le directeur général des services (DGS) et son assistante. Une continuité de service doit être assurée par l’assistant.e de direction en cas d’absence de l’assistante du Directeur général des services.
En l’absence ponctuelle de l’assistante du DGS :
Elaboration de l’agenda de la semaine de l’Enssib,
Gestion des lignes budgétaires et autres missions nécessaires au bon fonctionnement de la DGS.
MISSIONS JURIDIQUES ACCESSOIRES :
Veille juridique (suivi de la réglementation et des réformes au sein de l’ESR, de la fonction publique…).
Analyse juridique (actes réglementaires de l’école, délégation de signature, instances et statuts, règles de la fonction publique, propriété intellectuelle…).

Profil recherché :
Le poste comporte une forte dimension relationnelle, interne et externe.
Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire):
Formation en matière juridique vivement souhaitée,
Connaissance de l’enseignement supérieur,
Connaissance des domaines d’activité, de l’organisation de l’Enssib,
Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences,
Capacité à rendre compte,
Rigueur, sens de l’organisation,
Esprit de synthèse
Capacité à évaluer les risques juridiques liés aux décisions de l’établissement
Connaissance en gestion administrative,
Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
Bonne expression orale et écrite,

Compétences comportementales professionnelles (savoir être
Aisance relationnelle
Réactivité
Maîtrise de soi
Disponibilité, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
Diplomatie, discrétion
Capacité à travailler en équipe et à partager les informations
Capacités d’anticipation
Sens de l’analyse (législation et jurisprudence)

L'employeur :
L'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d'un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), il est placé sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et membre associé de l'Université de Lyon.
L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris). Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.

Elle porte une activité d’expérimentation et de recherche en sciences de l’information, en histoire du livre et des bibliothèques, ainsi qu’une valorisation de celle-ci. Elle est notamment éditeur public (trois collections d’ouvrages aux Presses de l’Enssib, le Bulletin des bibliothèques de France, la revue de recherche en accès ouvert Balisages).
Descriptif du service
En tant qu'établissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Enssib prend en compte dans sa stratégie, les enjeux de Science et accès ouverts, responsabilité sociétale et développement durable, soutien à la formation à l'esprit critique, développement de l’intelligence artificielle. Membre du Réseau des écoles de service public (RESP), elle prend également part à la réflexion engagée au sein de la fonction publique de l'État, en matière d'égalité des chances et d'attractivité des métiers de la fonction publique.
En 2026, le budget de l’Enssib était de 3 M d’euros (hors masse salariale Etat). Avec le passage aux RCE au 1er janvier 2027, l’établissement sera doté d’un budget de 11 M d’euros et d'une équipe de 100 agent.e.s. L'Enssib a lancé ou finalisé plusieurs chantiers visant à améliorer sa gouvernance et ses processus de travail internes. Ses axes de travail et de développement sont inscrits dans son projet d'établissement et son contrat quinquennal 2027 - 2031.
L’Enssib recrute un ou une assistant.e auprès de la Directrice.