Assistant(e) Administratif(ve) en Immobilier (H/F)

Support administratif de l'équipe rénovation

Classement, suivi et mise à jour des dossiers de projets, archivage physique et numérique.
Préparation des documents administratifs : contrats, devis, ordres de service, comptes rendus, demandes d'autorisations.
Prise de rendez-vous RAAT, simulation DDT et BET, puis suivi des dossiers correspondants.
Constat d'huissier : prise de rendez-vous de démarrage des travaux et suivi des dossiers.
Prise de rendez-vous pour le DDT après travaux.
Édition des contrats de travaux, hors documents techniques.
Préparation des documents liés aux travaux effectués.
Ouverture et résiliation des contrats d'électricité, suivi des démarches auprès de nos fournisseurs.
Recueil, tri et transmission des demandes de SAV à l'équipe Architecture.
Organisation des interventions SAV avec les entreprises travaux.

Support administratif de l'équipe juridique

Gestion administrative et archivage des pièces et documents juridiques dans le SharePoint.
Assistance à l'équipe juridique dans la préparation des dossiers : contrats, rendez-vous de signature, courriers types.
Notification à l'équipe juridique de la complétude des dossiers.
Rassemblement des documents nécessaires à la revente.
Rédaction et actualisation des procédures internes liées aux activités juridiques.
Relation avec les syndics : préparation des affichettes.
Gestion et mise à jour des extranets.
Suivi et traitement des paiements des charges et des appels de fonds liés aux biens du portefeuille.

Support administratif général

Gestion des factures en coordination avec le portfolio.
Anticipation des besoins, proposition d'améliorations des procédures et résolution des problèmes courants.