Assistant de gestion administrative

L’assistant.e, sous l’autorité hiérarchique de la directrice opérationnelle de la direction de projet IA-Cluster, assure un ensemble de tâches liées au fonctionnement de la direction de projet IA-Cluster.
Il/elle coordonne l’ensemble des activités de suivi administratifs et financier des activités de la direction de projet IA-Cluster en soutien des membres de l’équipe de coordination du projet IA-Cluster et de l’équipe de scolarité de la Paris School of AI.
Activités :

Gestion administrative et financière de la direction (suivi facturation, bon de commande, liens avec les prestataires, organisation des déplacements, gestion des abonnements, suivi des conventions, organisation de missions, suivi des états de frais ...)
Suivi du budget avec la directrice
Accompagnement à la gestion des projets ou d’activités de la direction
Suivi opérationnel et coordination des projets confiés
Rédaction de synthèses et compte-rendus
Suivi de tableaux de bord
Logiciels métiers utilisés dans le poste :
Pack office
Outlook
Teams
Sharepoint

Profil recherché :
Niveau d’études maximum requis : BAC+2 ou équivalent
Domaine d’études et/ou d’expérience : Gestion administrative et/ou financière
Niveau d’expérience minimum requis : 3 ans
Compétences opérationnelles requises :
Très bonne capacité rédactionnelle (Rédaction fréquente et rapide de mails concis et précis)
Capacité à rendre compte
Communication avec l’équipe et les partenaires
Compétences numériques requises :

Création de tableaux de bord de suivi des projets confiés et suivi financier
Organisation et archivages des documents partagés
Maîtrise des outils bureautiques

L'employeur :
PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.
Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires.

PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.
Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.
Pour plus d’informations : www.psl.eu
Descriptif du service
La Direction de projet IA-Cluster coordonne les activités de l’IA-Cluster PRAIRIE en accompagnant et structurant les différentes actions du projet, leur gestion administrative et financière, le reporting, le suivi de l'exécution budgétaire et le suivi RH, en lien avec les services de PSL et des établissements de PSL.
Dans le cadre de la direction est développé et mis en place la Paris School of AI avec 2 nouvelles formations en intelligence artificielle lancées en septembre 2025 par l’Université PSL.