Assistant au contrôle des entreprises DDETS14

Activités liées à la relation à l'usager et au fonctionnement des unités de contrôle :
• Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers
• Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers
• Logistique opérationnelle du fonctionnement des unités de contrôle
• Organisation et appui opérationnel à l'activité des agents des unités de contrôle
Activités liées à l'appui au contrôle :

• Appui à la définition et à la mise en œuvre d'actions collectives de contrôle
• Élaboration et mise à jour d'outils de suivi
• Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs
• Premier niveau de recherche documentaire, de rédaction de notes et de lettres de réponses aux usagers
• Contrôle de la complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers

Profil recherché :
1/ Connaissances :
Connaître l’environnement et l’action de l’Inspection du Travail : Connaître les missions de l’Inspection du Travail
Connaître les techniques de recherche et les ressources documentaires : Savoir effectuer une recherche documentaire de premier niveau pour les agents de contrôle
2/ Savoirs faire techniques et opérationnels :
Savoir apporter une assistance administrative :
- Qualifier et orienter les demandes adressées aux agents de contrôle
- Effectuer un contrôle de complétude de dossiers
- Classer et tenir à jour des dossiers
- Appliquer des procédures
- Répondre à des situations d'urgence
Savoir utiliser les applications informatiques spécifiques :

- Alimenter et exploiter le système d'information pour nourrir la base des connaissances sur les entreprises
- Maîtriser les outils bureautiques et les applicatifs nécessaires à l'exercice des activités
Savoir mettre en forme, exploiter, interpréter des éléments chiffrés :
- Produire, mettre en forme et actualiser les tableaux de bord de l'unité de contrôle
Savoir rédiger des documents internes ou administratifs :
- Rédiger des réponses de premier niveau aux demandes des usagers
- Rédiger des comptes rendus et notes
Savoir utiliser les outils bureautiques et TIC :
- Utiliser les logiciels de la suite bureautique de
- Microsoft (Word, Excel, Power point), OpenOffice…
- utiliser l'ensemble des fonctionnalités de la messagerie
3/ Savoirs faire relationnels et qualités professionnelles :
Savoir travailler avec les usagers :
Échanger des informations au sein des unités de contrôle et avec les autres services
Participer et contribuer aux réunions collectives
Savoir être en relation avec les usagers :
Accueillir et écouter
Identifier rapidement le problème posé
Rassurer
Gérer le temps consacré à l'interlocuteur
Gérer les situations conflictuelles
Savoir s'organiser :
Planifier ses activités en établissant des priorités
Respecter des délais

L'employeur :
La DDETS est compétente en matière de politiques de cohésion sociale, de développement de l’emploi, d’insertion sociale et professionnelle, de l’accès et du maintien dans le logement et du travail.
La DDETS participe à faire converger offre et demande d’emploi, en cohérence avec les besoins du territoire et des publics. Elle assure l’application effective des conditions légales et conventionnelles relatives aux conditions de travail et de l’emploi par de l’information, du contrôle ainsi que de l’appui à la qualité du dialogue social.