Assistant administratif et pédagogique - Ecole Doctorale SDS (F/H)

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de L’Ecole Doctorale SDS, vous l’assisterez ainsi que les doctorants dans l’organisation et la gestion de l’ED. Votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l’ED et communication de l’ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d’une école doctorale en appliquant des procédures dédiées.
Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d’informations en assurant le rôle d’interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.

Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat.
A ce titre, les activités principales seront les suivantes :
Appui à la direction de l’Ecole Doctorale SDS
· Assister la directrice et les responsables de pôle de l’école doctorale SDS de l’Université Paris-Saclay ;
· Assurer le suivi pédagogique de tous les doctorants de l’école doctorale Sciences des Systèmes et des doctorants de l’école doctorale Hadamard inscrits dans les laboratoires sous tutelle CentraleSupélec (environ 200 doctorants) ;
· Organiser des événements (journée de l’école doctorale, concours de recrutement, journée d’accueil des doctorants de première année, …) ;
· Être l’interlocuteur privilégié des services supports de l’école ;
· Assurer la gestion administrative et financière de l’école doctorale Sciences des Systèmes en suivant des procédures dédiées (gestion et suivi des commandes et des vacations, etc.) ;
· Assurer la communication avec la Maison du Doctorat et avec la Graduate School Sciences de l’Ingénierie et des Systèmes (SIS) : réunions régulières, aide à l’organisation d’événements en lien avec le doctorat (diplomation, journée d’accueil, journée de l’après-thèse, etc.)
· Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données en lien avec le doctorat.
Appui opérationnelle dans la gestion du recrutement et de la formation des doctorants
· Assurer le suivi pédagogique et administratif des doctorants de la candidature jusqu’à la diplomation, en partenariat avec les laboratoires, les directeurs de thèse et la Maison du Doctorat de l’Université Paris-Saclay (inscription, réinscription, préparation de la soutenance, lien avec la bibliothèque, suivi des livrets de CSI, co-tutelles, …) ;
· Renseigner les enseignants-chercheurs dirigeant ou co-encadrant les thèses ;
· Assurer la communication (collecter, rédiger et disséminer les informations … via ADUM ou site web) auprès des doctorants, des enseignants-chercheurs et des enseignants de formation doctorale ;
· Assurer le suivi des formations doctorales.

Profil recherché :
Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d’un environnement institutionnel d’une Grande Ecole.
Vous disposez d’une bonne compréhension de l’organisation du doctorat, du fonctionnement d’une école doctorale, au sein d’une Université, d’un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel.

Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils spécifiques dédiés à la gestion administrative et financière (pour notamment assister les utilisateurs) et enfin, le pack Office.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.
Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

L'employeur :
Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l’Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l’Ecole supérieure d’électricité (Supélec).
CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.
CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4750 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 490 personnels non enseignants.
Membre fondateur de l'université Paris-Saclay, 13 -ème rang au classement de Shanghai en 2026, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.
Descriptif du service
L’Ecole Doctorale Sciences des Systèmes est l’une des 4 écoles doctorales de la graduate school Sciences de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris-Saclay. Elle est organisée en 3 pôles : Matériaux et Systèmes Innovants, Systèmes Numériques et Socio-Techniques, Bioingénierie et Systèmes pour la Santé. Les doctorants sont répartis dans une dizaine de laboratoires (LGI, MICS, ILV, SPMS, GEMAC, FRISE, SPMS, LGPM, …) avec pour principaux établissements tutelles : CentraleSupélec, Université Versailles Saint-Quentin, CEA, INRAE, Université Paris-Saclay.